فصل دوازدهم
خلاصه سازی
فلسفه ایجاب کار
تنوع و پیچیدگی کار سازمان ها و وجود تشریفات و قوانین و مقررات دست وپاگیر باعث گردیده است که مدیران وقتی محدود و مشغله ای فراوان داشته باشند. به خصوص در سازمان های جدیدالتأسیس که نیروهای انسانی، تجربه و آموزش کافی ندارند، مشکل چندین برابر است. تا آنجا که اوقات اداری و حتی ساعات غیر از وقت اداری نمی تواند تکافوی انجام امور محوله مدیران را بنماید. برای حل مشکل باید چاره ای اندیشید و بنحوی به مدیران کمک کرد تا سلامت آنان حفظ شود.
با استفاده از خلاصه نوشته ها- به جای متن اصلی- خواننده می تواند به راحتی در کمترین زمان اطلاعات لازم را به دست آورده و از وقت آزاد شده استفاده مطلوب تری را بنماید و به این ترتیب ضمن حفظ سلامتش با اتخاذ و تصمیم های مناسب در امور، دقت لازم در صدور دستورات و صرف وقت کافی در بررسی نتایج و ایجاد کنتر لهای لازم، امنیت کاری و شغلی خود را حفظ نماید.
معنی و مفهوم:
خلاصه در لغت: خالص، برگزیده، منتخب ،کوتاه شده مطلب یا نوشت های ( فرهنگ معین ١) و برگزیده، پاکیزه، نتیجه و گزیده و خالص چیزی و تلخیص، مصدر آن به معنی خلاصه کردن- ملخص کردن- مختصر کردن کلام و روشن ساختن آن می باشد. خلاصه در مقابل واژه چکیده نیز آمده است و چکیده در اینجا نوشت های است از مهم ترین مطالب یک کتاب و یا یک مقاله و متن یک گزارش که به طور خلاصه تهیه شده است.
منظور از خلاصه نمودن در ای نجا بیان اصل مطلب در کوتاه ترین شکل می باشد.بطوری که به هیچ وجه به اصل مطلب خدشه ای وارد نیاید. در اصطلاح اداری، خلاصه نمودن گزار ش ها- طر حها- نامه ها- مقاله های در ارتباط با وظایف- قوانین و مقررات- آئین نامه ها و بخشنامه ها و........ و آماده نمودن برای مطالعه کلی مقامات عالی سازمان بطوری که در کوتا هترین زمان ممکن، اطلاعات، پیام های مهم و درخواس تها را دریافت داشته و به سهولت بتوانند نسبت به اقدام و یا ارجاع و پاسخ آ نها اتخاذ
تصمیم نموده و یا نحوه اجرای آن را در سازمان تحت سرپرستی خود مشخص نمایند. به این ترتیب مدیران قادر خواهند بود که وقت و زمانی را که از این راه بدست آورد هاند، صرف وظایف اصلی مدیریت و یا سایر امور بنمایند.
در تعریف خلاصه و یا چکیده در یک جمع بندی م یتوان گفت:
چکیده خلاص های است دقیق و {مفید} و صحیح از یک نوشته که ممکن است شامل فشرده تمام مطالب مهم و یا فشرده قسمت های ویژه یا فهرستی از محتوای آن باشد
فایده و هدف تلخیص:
خلاصه کردن گزارش و سایر نوشته های اداری به منظور معاضدت به مسئولان و مدیران رده های بالای سازمان- که وقتی محدود و مشغله ای فراوان دارند- انجام می شود. آن ها می توانند با مطالعه خلاصه نوشته های اداری با سرعت و تمرکز بیشتر اطلاعات و درخواست ها و سایر امور مربوط به حوزه تحت سرپرستی خود را دریافت نموده و به راحتی در باب اقدام یا اجراء و یا کاربری آنها تصمیم گیری نماید.
بنابراین همان طور که در ذیل ملاحظه می شود، مسئله خلاصه سازی مطالب امری است مهم که نقشی ارزنده در تصمیم گیری و اعمال مدیریت و نیز سلامت مدیر و سازمان دارد.
کارایی خلاصه های اداری در مدیریت امروز
- ایجاد سهولت در دستیابی به اطلاعات
- آزاد نمودن وقت آنها
- حفظ سلامت آنان
- امنیت کاری و شغلی
هدف:
- کمک به مدیران
- در جهت
- به منظور
- تصمیم گیری اعمال مدیریت
مراحل تلخیص
برای انجام علمی تلخیص، طی مراحلی لازم است که با ملحوظ داشتن و انجام کار براساس آن حاصل کار مطلوب و مؤثر خواهد بود. مراحلی که ذیلاً به آن اشاره خواهد رفت و در بیشتر انواع خلاصه سازی می تواند راهنما و مفید باشد؛ عبارتند از:
- شناسایی و تلخیص
- مطالعه و یادداشت برداری
- آماده سازی خلاصه
در مرحله اول (شناسایی و تلخیص) هدف از خلاصه نمودن متن مورد نظر مشخص می شود. بخصوص شناخت استفاده کننده از خلاصه را بسیار مهم دانسته است. برای شناخت نوشته از عوامل- که، کجا،کی، چه، چرا، چگونه- کمک گرفته و آنها را برای انجام کار بطور هماهنگ و دقیق اساس و پایه قرار داده است.
در مرحله دوم (مطالعه و یادداشت برداری) راجع به مطالعه صحبت کرده و شناسایی اجزاء و ارکان نوشته را در این مورد در رأس کار قرار داده است و بعداً نحوه یادداشت برداری اصولی را بیان داشته است.
مرحله سوم (آماده سازی خلاصه) که در حقیقت حاصل کار مراحل اول و دوم است، نحوه اقدام را بصورت کاربردی به طور خلاصه و فهرست وار بیان می کند.
در انتهای این فصل استفاده از فرم را توصیه نموده و چند نمونه فرم همراه با دستورالعمل استفاده از آن را ارایه می نماید.
نمودار مراحل تلخیص
شناسایی و تشخیص
١- هدف مشخص شود.
٢- استفاده کننده از خلاصه شناخته شود.
٣- نیاز استفاده کننده از خلاصه تعیین گردد.
٤- موضوع نوشته شناخته شود.
اشاره:
در شناسایی عناصر تحقق واقعه ملاک کار باشد. که؟ کجا؟ کی؟ چه؟ چرا؟ چگونه؟
مطالعه و یادداشت برداری
١- مطالعه اولیه جهت شناخت چهارچوب کار
٢- مطالعه دقیق جهت شناخت ماهیت کار و تشخیص مطالب مهم.
- حذف اضافات و بررسی آنچه باقی مانده و یادداشت مطالب با اهمیت.
- برداشت و یادداشت مطالب مهم.
- تنظیم یادداشت ها.
- کنترل نوشته و تطبیق با یادداشت ها جهتحصول اطمینان از کامل بودن یادداشت ها.
آماده سازی خلاصه
١- طرح اولیه آماده شود ( چکیده خام )
٢- طرح اولیه بر اساس موازین علمی مورد بررسی و ارزیابی قرار گیرد.
٣- حک و اصلاح لازم بعمل آید.
٤- چارت مناسب برای چکیده تعیین گردد.
٥- در صورت لزوم از فرم مخصوص استفاده شود.
٦- مطالب آماده شده به صورت نهایی تنظیم شود
نمونه ١ ( به صورت فرم )
اندازه و ابعاد:
١٤٨ میلیمتر * - اندازه کاغذ: ١٠٥
١٢٣ میلیمتر * - کادر داخلی فرم: ٨٥
- برای تلخیص گزارش و سایر نوشته های ساده که مطالب آن بین یک تا دو صفحه قطع بزرگ باشد.
- می توان از نحوه استفاده و تکمیل فرم ٢ باستثناء موارد ٧و ٨و ٩ استفاده نمود.
فرم تلخیص
گزارش و نوشته های اداری
١- نوع نوشته: ٢- شماره و تاریخ:
٣- تاریخ وصول: ٤- ارسال کننده:
٥- امضاء کننده و سمت او:
٦- خلاصه مطالب:
٧- نام و سمت تلخیص کننده: ٨- امضاء و تاریخ:
اصول گزارش نویسی فصل دوازدهم 131
فرم شماره ٢
اندازه و ابعاد:
٢١٠ میلیمتر * - اندازه کاغذ: ١٤٨
١٨٠ میلیمتر * - کادر داخلی: ١٢٨
نام سازمان فرم تلخیص
گزارش و سایر نوشته
١- نوع نوشته:
٢- شماره و تاریخ: ٣- تاریخ وصول:
٤- ارسال کننده: ٥- امضاء کننده:
٦- خلاصه مطالب:
٧- سوابق:
سابقه ندارد سابقه دارد سوابق ضمیمه شد
٨- توضیحات ضروری:
٩- اقدام کننده قبلی:
١٠ - نام و سمت تلخیص کننده: ١١ - امضاء و تاریخ:
مشخصات فرم شماره ٢
نام فرم:
- فرم تلخیص گزارش و سایر نوشته ها
- برای خلاصه نمودن گزارش، نامه، صورت جلسه، و سایر نوشت ههایی که مطالب آن بین یک تا چهار صفحه بزرگ باشد.
نحوه استفاده و تکمیل:
۱- در این قسمت نوع نوشته اعم از: گزارش، نامه، صورت جلسه، و ..... مشخص می شود.
۲- این قسمت مخصوص شماره و تاریخ نوشته مورد تلخیص است.
۳- در این جا تاریخ وصول نوشته قید می شود.
۴- در این قسمت نام سازمان یا واحد و یا شخص ارسال کننده نوشته می شود.
۵- نام و نام خانوادگی امضاء کننده و سمت سازمانی و یا عنوان اجتماعی وی نوشته می شود.
۶- خلاصه مطالب بر اساس اولویت تنظیم و قید می شود.
۷- در صورت عدم سابقه، علامت زده می شود و چنانچه سابقه دارد، سوابق مشخص و ضمیمه می شود. در این حالت هر دو محل- سابقه دارد و سوابق ضمیمه
شد- علامت زده می شود. چنانچه نوشته مورد تلخیص در اداره سابقه نداشت اما نیاز به ضمیمه نمودن قوانین و مقررات و یا سندی ویژه بود، مدرک مورد نیاز تهیه
و در محل سوابق ضمیمه شد علامت زده م یشود.
٨- توضیحات ضروری و لازم و یادآور یهای مهم در ای نجا نوشته م یشود.
٩- نام اقدام کننده قبلی نوشته م یشود.
١٠ - در این قسمت نام و سمت تلخیص کننده نوشته می شود.
١١ - این قسمت مخصوص امضاء و تاریخ می باشد.
نام سازمان فرم تلخیص
گزارش های تحقیقاتی و مفصل
١- عنوان گزارش: ٢- شماره و تاریخ: ٣- تاریخ وصول:
٤- تهیه کننده: ٥- تاریخ تهیه:
٦- موضوع گزارش:
٧- تعداد صفحات:
اصل گزارش- ضمایم
٨- خلاصه مطالب: ( به تفکیک )
٩- سوابق:
سابقه ندارد سابقه دارد سابقه قبلی ضمیمه شد. سابقه در ارتباط:
١٠ - توضیحات ضروری:
١١ - نام و سمت تلخیص کننده:
١٢ - امضاء و تاریخ:
فرم شماره ٣
ضمیمه شد
بدست نیامد
مشخصات فرم شماره ٣
نام فرم:
- فرم تلخیص گزارش های تحقیقاتی و مفصل
کاربرد:
برای خلاصه نمودن گزار شهای تحقیقاتی و مفصل ( از این فرم با جزئی تغییر می توان برای خلاصه نمودن طرح های تشریحی و مفصل و ه مچنین مقالات نیز استفاده نمود ) مورد استفاده قرار می گیرد.
اندازه و ابعاد:
٢٩٦ میلیمتر *٢١٠ – A قطع کاغذ: 4
٢٦١ میلیمتر * کادر داخلی فرم: ١٨٠
در این کتاب از اندازه اصلی قدری کوچکتر شده است.) A ( با توجه به ضرورت چاپ، اندازه کادر داخلی فرم های کاغذ 4
نحوه استفاده و تکمیل فرم:
١. عنوان گزارش در این قسمت نوشته م یشود.
٢. شماره و تاریخ گزارش قید می گردد.
٣. تاریخ وصول گزارش به دفتر نوشته م یشود.
٤. تهیه کننده یا تهیه کنندگان و یا نام واحدی که تهیه آن را بر عهده گرفته است، قید می گردد.
٥. تاریخ تهیه، تاریخ تنظیم و یا تاریخ وقوع حادثه نوشته می شود.
٦. موضوع گزارش: گزارش درباره چه چیز است، هدف از تهیه گزارش و ...... قید م یگردد.
٧. در اینجا تعداد صفحات اصلی گزارش و صفحات ضمیمه قید شده چنانچه شیئی ضمیمه باشد، در توضیحات ضروری نوشته می شود.
٨. خلاصه گزارش به تفکیک بخشها، فص لها و یا سایر تقسیم بند یها براساس اولویت در تحت هر فصل نوشته می شود.
٩. موضوع سابقه مشخص می شود، سوابق قبلی ضمیمه می شود. چنانچه نیاز به سوابق دیگری مانند: ماده قانون، تصویب نامه، آیین نامه و مصوبه خاص می باشد،
تهیه و ضمیمه می گردد و در جای خود علامت زده می شود.
١٠ . توضیحات دیگری که لازم است ارایه می شود. در برخی از گزارش ها ایجاب می نماید که علاوه بر خلاصه مطالبی که در متن مشخص شده (سایر مواردیکه به نظر مهم می آید با قلم مخصوص برجسته شده ) و به مدیر توصیه گردد که عنداللزوم مطالعه نماید؛ مراتب در این قسمت توضیح داده می شود.
١١ . در این جا نام و سمت تلخیص کننده نوشته می شود.