فصل دهم
طبقه بندی گزارش ها
گزارش ها برحسب نوع و شکل کلی، به دو دسته یا طبقه تقسیم می شوند:
- دسته اول گزارش های رسمی کوتاه
- دسته دوم گزارش های رسمی بلند
الف) گزارش های رسمی کوتاه
گزارش رسمی کوتاه به گزارشی گفته می شود که معمولاً تا سه صفحه مرسوم اداری تهیه می شود و از سادگی برخوردار است و موضوع آن مسائل ساده اداری و روزمره است.
گزارش رسمی کوتاه استاندارد شده و دارای روشی یکنواخت نیست و اگر در بعضی از سازمان های اداری، برخی از این گزارش های توضیحی به ویژه گزارش های یک و دو صفحه ای به صورت فرم در آمده و استاندارد شده است، نباید همه گزارش های این دسته را از این نوع دانست.
در گزارش های یکنواخت و استاندارد شده، پرتویی از فکر و ابتکار نویسنده دیده نمی شود، بنابراین اگر در این جا از گزارش سخن می گوییم، مقصود گزارشی است که برخاسته از فکر و ابتکار نویسنده آن باشد و نیروی اندیشه وی در پروراندن مطالب گزارش سهمی به سزا داشته باشد. نیک می دانیم که گزارش های دسته اول؛ یعنی گزارش های روزمره در شرایط مشکلی نوشته می شود و غالباً، فرصت فکر کردن کم است و بیشتر به دست کسانی تنظیم می شود که در این زمینه خوب کار نکرده اند و تجربه کافی ندارند. بنابراین لازم است در این موارد به کسانی که مسؤولیت تنظیم گزارش ها را بر عهده
می گیرند، آموزش لازم داده شود و دوره کوتاه گزارش نویسی برایشان اجرا گردد.
در مورد این نوع گزارش ها توجه به نکات زیر ضروری است:
١- انتخاب عنوان ( موضوع ) به نحوی که گویای محتوای متن باشد.
٢- آوردن مقدمه ای متناسب با متن (حداقل دو سطر ) برای بدست آوردن سابقه و آماده ساختن ذهن خواننده.
٣- استفاده از پاراگراف یا عناوین اصلی و فرعی به منظور طبقه بندی گزارش
٤- آوردن پیشنهاد یا نتیجه در پایان.
٥- ارایه یک درخواست و راه حل.
نمونه ای که در زیر می آید یکی از گزارش های رسمی کوتاه است که به منظور آگاهی از کم و کیف آن انتخاب شده است ( گزارش توضیحی )
( نمونه گزارش رسمی کوتاه )
٦/١٢/ تاریخ: ١
٢٢٣٤/ شماره: ١، م/ ١٨٠
پیوست: ندارند
به : معاونت محترم وزارت نفت
از : رئیس امورمالی
موضوع: پراخت وام به شرکت های وابسته
احتراما، در مورد پرداخت مبلغ سیصد میلیون ریال به شرکت های مذکور، مذاکراتی، به عمل آمده است که نتیجه آن را به شرح زیر به آگاهی می رساند:
١- شرکتهای وابسته تاکنون قادر به پرداخت وامهای دریافتی از این شرکت نبوده اند این وام ها عبارتند از:
الف: پرداخت مبلغ یکصد میلیون ریال جهت تجهیز نیروی انسانی، که سررسید آن دو سال قبل بوده است.
ب- پرداخت مبلغ پنجاه میلیون ریال وام بدون بهره، که یک سال تمام از آن می گذرد.
ج- مقدار بدهی در حساب جاری فی مابین، مبلغ هفتاد میلیون ریال.
٢- با توجه به وضع مالی شرکتهای وابسته، پرادخت مبلغ سیصد میلیون ریال نیز مشکلات موجود آنها را حل نخواهد کرد و در آینده نزدیک نیاز به وجوه بیشتریخواهند داشت.
٣- اگر هرگونه وامی بابت تأمین هزینه دریافت دارند، در کوتاه مدت قادر به پرداخت آن نخواهند بود.
٤- هزینه های جاری شرکتهای مذکور که شامل حقوق و دستمزد عقب افتاده کارکنان است، باید تأمین گردد.
نظر به این که پرداخت وام طبق اساسنامه شرکت محدود گریده است و نیز اعتباری به این منظور در بودجه سال جاری پیش بینی نشده است، از این رو چنان چه تأمین گردد، اتخاذ یکی از راه حل های زیر تا زمان تعیین تکلیف قطعی پیشنهاد می گردد:
١. به جای هیأت سرپرستان، مبلغ وام را هیأت دولت تصویب نماید.
٢. هیأت سرپرستان اجازه وام را صادر کند و ضمن توافق با دولت، مقرر شود که اعتبار آن در بودجه سال آتی منظور گردد.
٣. وام مورد نظر از محل موجودی صندق بازنشستگی و پس انداز پرداخت شود.
٤. برای رفع فوری مشکل، پرداخت وام از طریق دولت صورت گیرد.
نام نام خانوادگی
امضاء
ب) گزارش های رسمی بلند
گزارش رسمی بلند به گزارشی گفته می شود که معمولاً بیش از سه صفحه بوده و در بعضی از موارد تا ده ها صفحه ادامه می یابد. این نوع گزارش ها بیشتر به موضوعاتی علمی، پژوهشی، اجتماعی، فنی و موارد مشابه مربوط می شود که اغلب از نظر زمان تهیه نیز طولانی است و در بعضی از موارد تهیه کنندگان آن بیش از یک نفر و گاهی یک گروه می باشند.
تهیه گزارش های رسمی بلند نبوده، اکثراً مأموریتی دقیق و پر زحمت و محتاج صرف وقت و تحمل مشکلات فراوان است.
( نمونه گزارش رسمی بلند )
٦٤/٢/ تاریخ: ١٨
١٢١/ شماره: م.د.ت.ب./ ٥٧
پیوست: ندارد
به : مقام محترم مدیریت عامل سازمان آب منطق های
از : مدیر دفتر تشکیلات و بودجه
موضوع: بررسی نحوه انجام برنامه کشیک واحدها و لزوماً ایجاد تغییراتی در آیین نامه کشیک و نوبت کاری سازمان
در خصوص نحوه انجام برنامه کشیک واحدها و لزوم ایجاد تغییراتی در آیین نامه کشیک نوبت » بررسی های لازم از سوی این دفتر انجام شده است که نتایج آن به شرح زیر جهت بررسی و صدور دستور لازم تقدیم می گردد. ،«
در حال حاضر سه نوع کشیک به منظور انجام کارهای مختلف وجود دارد که عبارتند از:
١) کشیک هر روزه بعضی از واحدها:
این نوع کشیک در امور آب رسانی امور تصفیه خانه ها و آزمایشگاهها امور بهره برداری شبکه و انشعاب امور بهره برداری و نگهداری تأسیسات فاضلاب تهران و قسمت انبار مرکزی وجود دارد.
١- امور آبرسانی
روزانه ٥ نفر کارگر و یک راننده به منظور جلوگیری از خرابی های ناشی از شکستگی های احتمالی خطوط آب رسانی و تأسیساتی موجود در نقاط مختلف شهر، در مخزن شماره ٨ واقع در گیشا به صورت کشیک باقی می مانند.
وظیفه این افراد، جلوگیری از هرز رفتن آب و ایجاد خرابی در منازل و مستحدثات اطراف محل حوادث است، تا در روز بعد واحدهای تعمیراتی بتوانند کار تعمیر را انجام دهند.
در بعضی از مواقع که کار تعمیرات، نیمه تمام مانده است، افراد تعمیر کار با انجام کار اضافی تا تعمیر کامل لوله ها و تأسیسات- که گاهی به شب هم می انجامد در محل می مانند و حق کشیک دریافت می دارند.
١- امور تصفیه خان هها و آزمایشگاه ها:
برای انجام تعمیرات ضروری در ساعات غیر اداری تصفیه خان هها، از افراد کشیک استفاده می شود. علاوه بر این در روزهای تعطیل، به منظور کنترل کیفیت آب تصفیه شده افرادی از پرسنل آزمایشگاه ها نیز به صورت کشیک انجام وظیفه می نمایند.
١- امور بهره برداری و شبکه انشعاب:
جهت انجام کارهای ناتمام تعمیراتی که تا ساعات بعد از وقت اداری به طول می انجامد یا برای انجام پاره ای از کارها که در ساعات روز اجازه از سوی مراجع ذیصلاح مثل اداره راهنمایی و رانندگی ( به دلیل ترافیک سنگین روز ) صادر نمی شود و باید حتماً در ساعات خلوت شب انجام شود، افرادی به صورت کشیک باقی می مانند، مانند مواقعی که در اثر تغییر سطح آسفالت خیابانها، دریچه های شیرهای شبکه و فشار شکن بالا آمده و یا پایین می افتد، که در هر دو صورت بایستی در ساعتهای خلوت این کارها را انجام داد.
١- امور بهره برداری و نگهداری تأسیسات فاضلاب تهران:
به منظور رفع گرفتگی ها یا حوادث احتمالی در تأسیسات فاضلاب شهرک شوش یا شهر آرا، افرادی به صورت کشیک در این امور انجام وظیفه می نمایند. این امور در شبکه و تصفیه خانه شوش مشکلات بیشتری را همراه دارد که با توجه به وسعت منطقه و جمعیت زیاد آن، باید در صورت بروز هر حادثه ای، هر چه سریعتر رفع گردد. در منطقه شهر آرا نیز برای رفع گرفتگی ها و تخلیه های اضطراری مخزن فاضلاب، گاهی احتیاج به افرادی است که غالباً از کارگران کشیک فاضلاب شوش
استفاده م یکنند.
١- قسمت انبار مرکزی -٥
در این واحد روزانه چند نفر کارگر و کارمند کشیک به منظور تحویل قطعات مصالح و ابزار مورد نیاز واحد، انجام وظیفه می نمایند.
٢) کشیک مهندسین و مدیران:
٢- کشیک مهندسین:
این برنامه توسط عده معدودی که تقریباً ثابت هستند و در واحدهای مختلف سازمان انجام وظیفه می کنند، اجرا می شود.
١٤ تا ٧ صبح م یباشد. / ساعات کار مهندسین کشیک از ٣٠ مهندسین کشیک در مدت کشیک به عنوان قائم مقام مدیر عامل عمل می کند، و در صورت لزوم می تواند ضمن تماس با مدیر کشیک در باره موقعیت و مشکل پیش
آمده تصمیم گیری نماید.
از دیگر وظایف مهندس کشیک می توان موارد زیر را نام برد:
- تأیید صورت درخواست اجناس، قطعات، ابزار و مصالح مورد نیاز واحدها در ساعات کشیک، که انبار مرکزی باید نسبت به تحویل آنها اقدام کند.
- ارسال تانکرهای آب آشامیدنی به مناطقی از شهر که بنا به عللی دچار قطع آب شده اند.
- حضور در محل حوادث پیش آمده در شبکه خطوط یا تأسیسات سازمان به منظور اخذ تصمیم و صدور دستور لازم.
- سرکشی به کار پرسنل نوبت کار واحدهای مختلف و رفع اشکالات احتمالی آنها.
- خبر دادن به مسؤولان و سرپرستان واحدهای مختلف، چنانچه لازم باشد.
٢- کشیک مدیران -٢
افراد این کشیک از مدیران مجرب و با سابقه سازمان بوده و در منزل آماده خدمت هستند. در مواقعی که مهندس کشیک نتواند مسائل و مشکلات پیش آمده را حل نماید، مدیر کشیک می تواند ضمن ارایه راه حل، تصمیم نیز بگیرد.
٣) کشیک روزهای تعطیل
این نوع کشیک در بسیاری از واحدها وجود دارد. در روزهای تعطیل طولانی مثل نوروز یا موقع استثنایی دیگر، واحدها جهت انجام وظایف مختلف خود در داخل یا خارج از محیط اداری، افرادی را به صورت
کشیک به خدمت می گیرند، از قبیل:
- امور حفاظت منابع آب، به منظور جلوگیری از حفر چاه های غیر مجاز.
- طرح تنظیم آبهای زیرزمینی تهران، برای کنترل سطح آبهای زیرزمینی به ویژه در نواحی جنوبی شهر.
ذکر اهم مشکلات موجود
مهمترین مشکلاتی که در انجام برنامه کشیک وجود دارد، عبارتست از:
١. اکثر مسؤولان و مدیران واحدها، از برنامه کشیک برای رفع مشکلات ناشی از پایین بودن سقف اضافه کار استفاده می کنند.
٢. امکان ارایه برنامه کشیک از قبل وجود ندارد. زیرا همانطور که در بالا گفته شد برنامه کشیک بیشتر برای انجام تعمیرات ضروری و پیش بینی نشده و حوادث اتفاقی اجرا می شود.
٣. کم بودن حق کشیک و نقص فرمول محاسبه آن نیز از دیگر مشکل هاست. با توجه به بالا بودن هزینه های زندگی و مشکلات ناشی از آن، بسیاری از افراد واحدها، مهندسین و حتی مدیران، راضی نیستند در برنامه کشیک شرکت داده شوند.
پیشنهادها
١. همانطو رکه در بند قبلی گفته شد اکثر واحدها برای جبران کم بودن اضافه کار و پایین بودن سطح آن، ناچار از برنامه کشیک استفاده می نمایند. در این مورد می توان حداقل برای آن دسته از واحدهایی که کشیک روزانه دارند، این سقف را بالاتر برد.
این عمل می تواند به کاهش برنامه های کشیک که در این اواخر در بسیاری از این واحدها متداول شده است، کمک نماید.
٢. در مورد مهندسین کشیک نیز می توان مانند مدیران عمل کرده و به آنها نیز ٢ حق کشیک برای یک شب داد، و یا ٢ نفر برای انجام کشیک، یکی از ساعت تا ٢٣ و دیگری از ٢٣ تا ٧ صبح روز بعد استفاده نمود.
٣. به منظور رفع نقص فرمول محاسبه حق کشیک می توان عوامل دیگر را نیز در آن تأثیر داد. این محاسبه فعلاً برای هر ٢٤ ساعات کار کشیک عبارت است از:
١/ حقوق و مزایای ثابت * ٣
که در سازمان به صورت:
١/٣ [ ١/ [ حقوق و مزایای ثابت * ٣
١ زمان کشیک را کار می کند و بقیه اوقات آماده به کار می / ١ به این دلیل به فرمول اصلی اضافه شده که معتقدند فرد کشیک عملاً ٨ ساعت از ٢٤ ساعت یعنی ٣ / عمل می شود ( ٣
عواملی که در بند ٣ از آن نام بردیم عبارتند از:
- عامل محرومیت از زندگی عادی، به این معنی که فرد کشیک از مزایایی که بقیه افراد دارند محروم است. پیشنهاد می نماید برای این عامل، معادل ٦٠ و مزایای ثابت به حق کشیک اضافه شود.
- خرج غذای زمان کشیک، که شامل هزینه ٢ تا ٣ وعده غذایی است که فرد در طول زمان کشیک باید صرف نماید، برای این عامل نیز با توجه به سقوط قیمت ها و در نظر گرفتن حداقل آنها، می توان رقم ٦٠٠ ریال به فرمول اضافه نمود. در صورت موافقت با ارقام یاد شده، حق کشیک روزانه فردی که حقوق و مزایای وی ٤٥٠٠٠ ریال است،
١٣٥٠ ریال افزایش خواهد یافت که معادل ٣% حقوق و مزایای ثابت می باشد.
نام و نام خانوادگی
امضاء
رونوشت: معاونت محترم اداری و مالی جهت اطلاع
امورمالی، جهت اطلاع
امور کارکنان، جهت اطلاع و همکاری در پیاده نمودن برنامه کشیک
واحد بودجه، دفتر تشکیلات و بودجه به منظور پیش بینی ارقام بودجه.
انواع گزارش
گزارش از لحاظ دوره و مدت بر دو قسم است:
١- گزارش ادواری
٢- گزارش اتفاقی
الف- گزارش ادواری
گزارش ادواری که مربوط به یک واحد بزرگ اداری، صنعتی، کشاورزی، بازرگانی، فرهنگی و غیر این هاست، در پایان یک دوره و در موعد مقرر و معین تهیه و تنظیم می شود و مثلاً ممکن است ماهانه و یا سالانه باشد. این نوع گزارش ها درباره ی امور شخصی صورت می گیرد و تقریباً شیوه و هدف معین و ثابت دارد.
مثلاً هر شش ماه یا یک سال، یک بار، درآمد، زیان، یا هزینه یک شرکت یا بانک، یک مؤسسه انتفاعی، وضع دروس یک دانشکده و امثال این ها، بررسی و برآورد می شود، یا از موجودی انبار صورت برداری می کنند، یا تعداد مسافران یک شرکت مسافربری زمینی یا هوایی یا وضع حمل و نقل بارها در بندرگاهها یا محل دیگر گزارش های مستدل و دقیق تهیه می شود.
این گزارش ها نمودار پیشرفت یا رکودکار، سود و زیان، یا خسارت ها و مشکلات یک مؤسسه یا واحد صنعتی و بازرگانی است و در حقیقت تعیین کننده است، زیرا بر اساس نتایج حاصل از این گزارش ها، مسؤلان آن مؤسسه برای آینده طرح ریزی کرده و نسبت به شیوه کار خود در آینده تصمیم می گیرند.
ب- گزارش اتفاقی
این نوع گزارش جنبه منظم و تکراری ندارد بلکه اتفاقاً و بر حسب نیازی که پیش می آید، تهیه می شود. مثلاً در یک اداره تصمیم می گیرند که یکی از شعبه ها را منحل کنند یا بر تعداد دوایر و تشکیلات موجود بیفزایند. در یک بانک تصمیم می گیرند که معاملات خاصی روی سرمایه خود انجام دهند. درباره درستکاری یکی از کارکنان در اداره یا وزارتخان های شک حاصل می شود، نسبت به دعوت ورزشکاران از یک کشور خارجی انجام دادن مطالعاتی را لازم می شوددر موارد فوق و در موارد بی شمار دیگر معمولاً فرد یا افراد بصیر و مطلعی را مأمور مطالعه و تهیه گزارش می کنند که دربار ه ی آن مطالب اطلاعات و مدارک لازم
را جمع کنند و در ضمن نتیجه بررسی و پیشنهادهای لازم را طی گزارشی ارایه نمایند.
این نوع گزارش ها را که گاه بر حسب احتیاج و برای مقصود ویژه ای تهیه می شوند گزارش های اتفاقی به شمار می آورند.
گزارش فردی، گزارش گروهی
گزارش های ادواری و اتفاقی به دو صورت تهیه می گردد:
١- فردی
٢- گروهی
الف- گزارش فردی
گزارش فردی توسط یک نفر تنظیم می شود و این به هنگامی است که آن چه باید گزارش شود محدود و کوچک است و یک نفر برای تهیه آن کفایت می کند، یا مطلب مورد گزارش جنبه فنی دارد و در آن مؤسسه بیش از یک کارشناس وجود ندارد، یا اصلاً مسؤولان امر کسی را که برای تهیه گزارش می فرستند، بیش از دیگران مورد اعتماد می دانند و به بصیرت و دقت او اطمینان دارند و لازم نمی بینند که دیگری یا دیگران را به همراه او مأمور تهیه آن گزارش کنند، به ویژه که اغلب دیده شده
وقتی مسؤولیت متوجه یک نفر باشد نتیجه بهتری به دست می آید.
ب- گزارش گروهی
در تهیه گزارش گروهی چند نفر همکاری می کنند، و این هنگامی است که مسؤولان یک مؤسسه از نظر اهمیت کار و نیازی که تهیه گزارش به افراد بصیر و متخصص دارد، ترجیح می دهند که بیش از یک نفر را برای کار بر گزینند تا همه جوانب امر مورد بررسی، ارزیابی، برآورد و محاسبه قرار گیرد و نتیجه مطلوب و درستی به دست آید تا بتوان تصمیم لازم را با آگاهی و قاطعیت اتخاذ کرد.
در این صورت باید افراد گروه در علوم و فنون گوناگون صاحب تجربه و تخصص باشند و مسائل فنی، اداری، بازرگانی و غیر این ها را نیک بدانند، تا بتوان از نتیجه کار گروهی برخوردار شد در تهیه گزارش های دسته جمعی باید همه خود را مسؤول حسن تنظیم بدانند.
ارکان گزارش
ارکان اصلی گزارش در سه مطلب زیر خلاصه می شود:
١. موضوع گزارش چیست؟
٢. گیرنده آن کیست؟
٣. هدف از تهیه آن کدام است؟
الف موضوع گزارش چیست؟
موضوع گزارش مهم ترین پایه در تهیه گزارش است و اگر کسی به درستی از آن آگاه نباشد و نداند درباره چه نکته ای تحقیق می کند، هرگز در کار خود توفیق نخواهد یافت.
اطلاع کامل از موضوع سبب می شود که به آسانی و در مدت مناسب، با آگاهی تام گزارش لازم تهیه و نتیجه مورد نظر بدست آید.
ب گیرنده آن کیست؟
در این مورد قبلاً به تفصیل سخن شده است. فقط یادآوری می شود که برای تهیه کننده گزارش باید گیرنده یا گیرندگان گزارش معین باشند تا با آگاهی از آن نحوه تنظیم گزارش خود را سامان دهد.
ت هدف از تهیه آن کدام است؟
آگاهی به هدف گزارش، گزارشگر را یاری می کند که نکته یا نکات اساسی و مهم را در تحقیق و بررسی خود باز شناسد، زیرا معمولاً در هر گزارش یک مسأله اصلی و با اهمیت وجود دارد و بقیه قسمتها جنبه فرعی دارند.
انواع گزارش بر اساس هدف از تنظیم
گزارش ها بر حسب هدف یا غرض از تنظیم به ده نوع تقسیم می شوند:
١- گزارش کار:
آن گزارشی است مربوط به شغل، که با شرح وظایف هر عضو اداری پیوند نزدیک دارد. بسیاری از مشاغل ایجاب می کند که دارندگان آن مشاغل پس از پایان هر روز و ( احتمالاً پایان هر هفته یا ماه ) گزارشی از کار خود به سرپرست مستقیم خویش ارایه دهند. مانند کارکنان بانکها و سایر سازمانهای مالی و بازرگانی.
٢- گزارش حقایق امر:
آن گزارشی است شامل اطلاعات، توضیحات یا مسائلی که در طول متن آمده است، نویسنده در این گزارش تنها وظیفه دارد حقایق و اطلاعات مربوط به موضوع را بیاورد.
٣- گزارش فنی:
گزارشی است کاملاً تخصصی، در زمینه های فنی، اقتصادی، حقوقی و غیره. مانند گزارش درباره محاسبه مقدار بخار و مایع در حال تعادل و یا دلایل رکود بازار بورس و غیره.
٤- گزارش علل مسأله:
در این گزارش تنها از علل مسأله بحث می شود، بی آنکه کوششی برای نتیجه گیری به عمل آید.
٥- گزارش و راه حل مسأله:
گزارشی است که در آن راه حل مسأله ارایه می شود و از علل و نتیجه آن بحثی به میان نمی آید.
٦- گزارش اطلاعی:
گاهی هدف از تنظیم گزارش اطلاعی است که می خواهیم به خواننده بدهیم. معمولاً این نوع گزارش، موضوع محدودی را بررسی می کند. در این بررسی بهتر آن است که جزئیات مطالب خلاصه شود و در اختیار خواننده قرار گیرد.
اگر این گزارش بیانگر پژوهشی است که باید خلاصه یافته ها، نتایج و استدلالها در آن بیاید. ممکن است چنین خلاص های در مقدمه یا پاراگراف اول گزارش آمده باشد، در این صورت باید در بخش پایانی گزارش ( مؤخره ) توضیح بیشتری در آن موارد داده شود.
اگر فکر تازه ای برای نخستین بار ارایه می شود، لازم است رأی و نظر نویسنده گزارش نیز در مورد ارزش و اعتبار آن فکر برای اطمینان بیشتر خواننده در گزارش بیاید و بدیهی است که این اظهار نظر باید بر اساس مباحث طرح شده در گزارش باشد.
٧- گزارش مشورتی:
معمولاً تنظیم این گزارش از عهده یک فرد خارج است و نیاز به مشورت با افراد ذیصلاح دارد. مدیر تولید سازمانی می خواهد تدبیری بیندیشد که بازده کار به حد نصاب قابل قبولی برسد. بدیهی است باید همه مسؤولان واحدها را دعوت کند و با طرح موضوع، نظر فرد فرد آنها را جویا شود و از راه بحث و انتقاد و سنجش اعتبار هر نظر، بهترین راه را بیابد و مجموعه بحث و انتقاد و نتیجه نهایی، طی گزارشی به مدیر سازمان ارایه گردد. در گزارش مشورتی، فرد مطرح نیست، بلکه نظر او مطرح است. تحمیل عقیده وجود ندارد. مقام و موقعیت افراد در قبول یا رد نظری مؤثر نیست و مسؤولیت اداره جلسه متوجه رهبر جلسه است. در پایان گزارش مشورتی باید ارزشها، فواید و موارد کاربرد بهترین راه حل تشریح شود.
٨- گزارش انتقادی:
در این نوع گزارش، انتقاد می تواند به صورت های گوناگون عرضه شود:
- فکر و نحوه عمل، مورد ارزشیابی قرار گیرد.
- از فکر یا نحوه عمل انتقاد شود.
بهتر است در گزارش انتقادی، راه حل نیز ارایه گردد.
٩- گزارش تحصیلی:
هدف از این گونه گزارش ها، توسعه معلومات دانشجویان و اطمینان یافتن از درک کامل مطالبی است که طی یک دوره تحصیلی تدریس می شود. این نوع گزارش، به گزارش درسی و گزارش پایان تحصیلی ( پایان نامه ) تقسیم می شود.
الف گزارش درسی
دانشجو برای درس، موضوعی را بر می گزیند و حدود ٢٠ تا ٥٠ صفحه در خصوص آن موضوع می نویسد و به استاد ارایه می کند.
ب گزارش پایان نامه
دانشجو موضوع پایان نامه یا رساله خود را با راهنمایی استاد و تصویب شورای گروه آموزشی مربوط انتخاب می کند. این موضوع طی نامه ای به دبیرخانه دانشکده اعلام می شود.
این گزارش معمولاً باید در حداقل ١٥٠ صفحه ماشین شده تنظیم گردد، هر پایان نامه به یک خلاصه گزارش حدود ٢ صفحه از نحوه تحقیق و معرفی منابع و مآخذ و گزیده ای از مطالب گزارش نیاز دارد. این خلاصه باید توسط استاد راهنما و گروه مشاوره مورد تصویب قرار گیرد. پس از تصویب، دانشجو پایان نامه خویش را تکمیل و تنظیم نموده، در پنج نسخه به اعضاء هیأت داوران تقدیم می کند. روز معین ، جلسه دفاع تشکیل می شود و دانشجو با خواندن خلاصه آن گزارش از پایان نامه خویش دفاع می کند. نتیجه این دفاع، تعیین کننده موقعیت یا عدم موفقیت اوست.
١٠ - گزارش های عمومی:
این نوع گزارش، همه اقسام گزارش ها را غیر از گزارش تحصیلی، در بر می گیرد. گزار شهای عمومی شامل گزار شهای بانکها، شرکتها، وزارتخانه ها و به طور کلی همه سازمانهای عمومی و خصوصی است.
گزارش های عمومی هرگز نباید بر اساس ذوق و سلیقه شخصی تنظیم شود بلکه هدف نویسنده آن باید رفع نیازهای سازمان باشد.
گزارش های عمومی از نظر شکل و نحوه تنظیم شامل زیر است:
١٠ - گزارش های اداری
گزارش های اداری را معمولاً کارکنان سازمانها تهیه و به مقامات بالاتر ارایه می کنند. هزینه تنظیم گزارش های اداری چه از نظر وقت و چه از نظر تعداد نسخه ها، حجم گزارش و ضایعات ناشی از بی دقتی بسیار سنگین است و باید تهیه کنندگان گزارش را به صرفه جویی و دقت در کار عادت داد. غالباً گزارش های اداری با یک نامه همراه است و آن نامه دارای تاریخ و شماره ثبت گزارش است و علت تهیه گزارش در آن ذکر شده است.
گزارش های اداری شامل:
- گزارش های دوره ای
- گزارش پیشنهادی
- گزارش آماری مربوط به پیشرفت کارهای سازمان
- گزارش وضعیت ( تجزیه و تحلیل موقعیت دیروز و امروز سازمان )
- گزارش های بازرگانی
این گونه گزارش ها تنها در شرکتها و سازمانهای تجاری، بازرگانی و صنعتی تنظیم می شود و شامل اقسام زیر است:
- گزارش های مالی
- گزارش های سالانه
- گزارش های جلسات ( صورت مجلس )
ماهانه
سالانه
تراز نامه
- گزارش های اجرایی
این گزارش ها معمولاً از سوی مدیران داخلی یا سرپرستان اجرایی تنظیم می شود و در آنها نحوه اجرای عملیات در بخش یا بخشهای مربوط تشریح می گردد.
- گزارش های دوره ای یا ادواری
در مورد این گزارش ها قبلاً مختصراً توضیح داده شده ( در بخش انواع گزارش از لحاظ دوره و مدت ) و در اینجا فقط متذکر می شود که اگر این نوع گزارش ها به صورت فرم معین در آید ارزش و اعتبار خود را به میزان قابل توجهی از دست خواهد داد، زیرا تحقیق، تفحص و کندوکاو که از ابراز گزارش است جای خود را به رونویسی و نسخه برداری خواهد داد.
- گزارش های مخصوص
این گزارش ها پس از انجام یک مطالعه معین، یک مأموریت علمی، آموزشی یا اداری، یک بررسی خالص یا مأموریت ویژه ای که از سوی سازمان به کسی داده می شود، توسط مأمور تهیه و ارایه می گردد و معمولاً زمان آن مشخص نیست و فرم مخصوص ندارد.
- گزارش های عادی ( ساده )
این گزارش ها که به آن گزارش توضیحی نیز می گویند، شامل گزارش های ساده اداری است که برای رؤسای مستقیم تهیه می شود و معمولاً شامل موضوع و بیان حقایق است و گاهی هم مسأله ای در آن طرح می شود.
- گزارش های رسمی یا تشریفاتی
در مورد این گزارش ها هم قبلاً مختصراً توضیح داده شده. ( در بخش انواع گزارش از لحاظ دوره و مدت تحت عنوان گزارش های بلند ) و فقط متذکر می شود که این گونه گزارش ها اگر با دقت و تحقیق تهیه گردد با اطمینان می توان به آنها استناد کرد.
- گزارش های انشایی
این گزارش ها جنبه توصیفی دارد و به صورت یک متن ادبی یا انشایی نوشته می شود. مانند توصیف بهار و خزان، بررسی و نقد آثار یک نویسنده و ... .
- گزارش های مختلط
در گزارش های مختلط، علاوه بر متن معمولی از معیارهای علمی ( آمار یا جدول منحنی، فرمول و غیره ) استفاده م یکنند.
- گزارش های مبسوط ( طولانی )
این نوع گزارش ها اندازه و حجم زیادی دارد و مطالب آن گاهی به حدود سی هزار صفحه می رسد، مانند گزارش جنگ ویتنام که به ٢٨٤٠٠ صفحه بالغ م یگردد.
- گزارش فردی
اگر تهیه کننده و نویسنده گزارش یک نفر باشد آن را گزارش فردی می نامند.
- گزارش خلاصه ( گزارش کوتاه )
این نوع گزارش ها بیشتر به صورت فرمهای چاپی در می آید و کمتر جنبه تحقیق دارد، گزارش هایی که در برگیرنده خلاصه پرونده افراد است، از نوع چنین گزارشی محسوب می شود. گاهی ایجاب می کند که خلاصه ای از آن جداگانه تهیه شود تا پیش از مقدمه یا متن بیاید. در این صورت فکر نویسنده گزارش به کار می افتد و طبق موازین یاد شده،
خلاصه ای از گزارش را فراهم می آورد، این نوع خلاصه نویسی نباید با گزارش خلاصه اشتباه کرد.
- گزارش گروهی یا تحقیق گروهی
گزارش هایی از این دست توسط دو نفر یا بیشتر تهیه و تنظیم می شود، تنظیم کنندگان چنین گزارشی حتماً باید در کار بصیر و وارد باشند که هر فردی تنها یک بخش از گزارش را تنظیم کند و بدیهی است که در مجموع، همه این بخش ها باید با هم هماهنگ باشند. انجام چنین گزارشی بستگی کامل به مدیریت و سرپرست گروه دراد