فصل چهارم
نگارش
مقدمه
پس از آن که کار در مرحله اول و دوم گزارش نویسی پایان گرفت، آنگاه نوبت مرحله ی سوم که نگارش گزارش باشد فرا می رسد. در مرحله اول کوشش ما این بود که مواد و مصالح گزارش را فراهم کنیم، که بیندیشیم که چه می خواهیم، چرا می خواهیم و برای که می خواهیم. در مرحله دوم در این کار بودیم که ساختار گزارش باید دارای چه صورت و قالبی باشد. در مرحله سوم می خواهیم آن مواد و مصالح را که به درستی و با دقت و به اندازه کافی فراهم کرده ایم بر اساس ساختاری که از
پیش طرح آن را ریخته ایم به کار بریم و عملاً ساختمان گزارش را بنا نهیم. این مرحله از مهمترین مراحل گزارش نویسی است زیرا به منزله سند محسوب می شود و بنابراین باید بکوشیم که این سند حدالامکان بی عیب و نقص از کار درآید و نقش خود را در پیشبرد هدفی که به خاطر آن گزارش تهیه شده ایفا نماید.
در مرحله نگارش ما با چهار مسأله روبرو هستیم:
١. تهیه پیش نویس
٢. مسأله سبک نگارش
٣. مسأله کلمات و جملات
٤. مسأله پاراگراف
١- تهیه پیش نویس
کمال مطلوب آن است که بدون تردید و تأمل، محتوای گزارش را ضمن تمرکز کامل فکر، روی یک یا چند صفحه کاغذ به عنوان پیش نویس بیاوریم، هیچ نویسنده تازه کاری، هر چند کارهای مقدماتی و طرح ریزی را به درستی انجام داده باشد، نباید انتظار داشته باشد که نوشته اش در همان وهله ی اول بی عیب و نقص باشد. بنابراین تا زمانی که مهارت پیدا نکرده ناچار به تمرین زیاد و تهیه پیش نویس است تا بدین وسیله بتواند بعداً تغییرات و تجدید نظرها را در آن معمول دارد. در پیش نویس ممکن است رعایت نقطه گذاری، قواعد دستوری، جمله بندی و رسایی کلام زیاد رعایت نشده باشد ولی برای نویسنده فرصت کافی هست تا تمام نقص ها را برطرف کند و اصلاحات لازم را به عمل آورد. پیش نویس به منزله اسکلت و ستون فقرات گزارش است و هنوز از گوشت و پوست و ظرافت ها و نکته سنجی ها بی بهره است و کارهای زیاد دیگری باید بر آن انجام گیرد.
نویسنده گزارش باید هنگام تهیه پیش نویس نکات زیر را مورد توجه قرار دهد:
- فاصله میان سطرهای پیش نویس دو تا سه سانتی متر باشد تا تغییرات و تجدید نظرها را بتوان در آن وارد کرد. معمولاً پیش نویس را باید یک سطر در میان نوشت.
- تا آنجا که ممکن است پیش نویس، خوانا باشد و زیاد قلم خوردگی نداشته باشد.
- زیر مطالبی که باید درشت و برجسته نوشته شود، باید خط ممتد کشیده شود.
- حاشیه چهار طرف صفحات پیش نویس باید ٣ تا ٥ سانتی متر باشد تا در صورت لزوم محل کافی برای مطلب اضافی وجود داشته باشد.
- روی تمام پیش نویس جایی برای شماره صفحه تعیین و شماره ها همیشه در همان محل درج گردد.
- در صورتی که پس از شماره گذاری لازم شود یک یا چند صفحه به پیش نویس اضافه گردد برای جلوگیری از اشتباه بهتر است از شماره تکراری استفاده شود، مثال: ١٤-١ ١٤-٢ ١٤-٣
پس از اتمام کار پیش نویس، گزارشگر می تواند به متن نهایی بپردازد.
٢- سبک نگارش
گزارش باید با سبکی بدیع، خلاق، روشن و دقیق ارائه گردد. نویسنده گزارش باید بکوشد حین این که جنبه علمی و رسمی گزارش حفظ می شود حالت خشکی و بی روحی در آن نمودار نگردد. گر چه گزارش چندان جنبه ادبی ندارد لیکن شک نیست که اگر نویسنده بتواند سادگی و دقت را با زیبایی بیان همراه کند به ارزش و قابلیت قبول گزارش می افزاید. یک سبک روان، روشن و گویا کمک بزرگی به جالب نمودن و رسایی مطلب می کند.
نویسنده گزارش باید با به کار بردن سبکی مناسب مطالب خویش را ساده و در عین حال گویا و خالی از لغات و عبارات سنگین و دور از ذهن خواننده گزارش نماید. امروزه در گزارش نویسی کلمات ثقیل جای خود را به کلمات آشنا، ساده و مورد استفاده روز داده است.
گزارش نویس باید بکوشد که از نکات ضعف زیر پرهیز کند:
الف- به کار بردن کلمات و جملات اغراق آمیز مانند: هرگز، بی نهایت، یک دنیا
ب- به کاربردن کلمات و جملاتی که حس اطمینان دور از عقل و منطق در خواننده ایجاد می کند مانند:” بدون ذره ای شبهه باید گفت ”
ج- برانگیختن احساسات خواننده مانند: ” کوته فکران این طور فکر می کنند ” یا ” خود را به جای من بگذارید”
د- جنبه تبلیغاتی دادن به گزارش: ” هر شخص عاقلی می پذیرد که ... ”
ه- قضاوت بیجا
و- اعمال احساسات شخصی در گزارش و در نتیجه دادن جهت خاصی به گزارش
ز- سعی در قبولاندن مسایل بدون ارایه دلایل منطقی با ادای جملاتی مانند:” بدیهی است که” یا ” لازم به گفتن نیست ” و ” همه کس می داند که ... ” و از این قبیل
ح- استدلال غلط
ط- نارسایی و بی دقتی
در مقابل پرهیز از نکات فوق، نویسنده باید نکات زیر را رعایت کند:
الف- کامل بودن در عین اختصار
ب- واضح و روشن بودن جملات
ج- سادگی و رسایی
٣- کلمات و جملات
جمله مجموعه ای از کلمات است که بر روی هم پیامی را می رساند. هر جا جمله تمام شود، نقطه می گذاریم.
از لحاظ معنی و مفهوم، جمله پنج گونه است: اخباری- پرسشی- امری- تعجبی یا عاطفی.
از لحاظ فعل، جمله یا ساده است یا مرکب.
از لحاظ کمال در معنی، جمله یا ناقص است یا کامل.
از لحاظ ارتباط با جملات دیگر، جمله یا مستقل است و یا پیرو.
اصولی که در جمله باید رعایت شود:
الف- اصل وحدت
یک جمله باید فقط شامل یک مضمون و نکته اصلی باشد. این اصل در عین سادگی دارای اهمیت بسیار است. حتی اگر مسایل مربوط به ایده و مضمون اصلی درجملات پیرو ذکر گردد وحدت جمله و اصلیت مضمون واحد آن نباید از بین برود.
به منظور حفظ وحدت جمله نکات زیر باید مورد توجه قرار بگیرد:
اول- هیچ یک از نکات لازم برای قابل درک نمودن مفهوم و فکر اصلی نباید از جمله حذف شود.
دوم- هیچ نکته اضافی و غیر لازم در جمله گنجانیده نشود.
سوم- قواعد صحیح دستور زبان از نظر فاعل و فعل، مفعول و غیره به دقت مورد توجه قرار گیرد.
چهارم- روابط بین مضمون و ایده های اصلی و فرعی با به کار بردن حروف ربط صحیح و به جا نشان داده شود.
در این مورد نکته ضروری آنست که حروف ربط تنها به منظور ارتباط دو عبارت به کار نمی رود بلکه وظیفه اساسی و مهم آن ها در عین ایجاد ارتباط بین عبارات، نشان دادن نحوه ی ارتباط آن ها است مثلاً دیده می شود که از حروف ربط ”و” و ” از” بیجا و به صورت غلط استفاده می شود به طوری که ارتباط عبارات را آن گونه که مورد نظر است نمی رساند.
مانند جمله مقابل: ” او کوشش خواهد کرد و از هر موقعیت برای تحصیل استفاده خواهد نمود.”
پنجم- چون جمله باید نماینده فکر و مضمونی باشد که در بر دارد لذا باید افکار مستقل را در ترکیب جملات مستقل و افکار فرعی را در جملات فرعی و تبعی قرار داد.
ششم- نباید در میان جمله، جهت فکر را بیش از یک بار تغییر داد. در غیر این صورت رشته افکار اصلی و فرعی از دست می رود و در ذهن خواننده اغتشاش به وجود می آورد و سر رشته مطلب را از دست او می گیرد.
هفتم- باید از به کار بردن کلمات ” که ”، ” کسیکه ”، ” .... یکه ”، ” آنکه ” و امثال آن ها در یک جمله پشت سر هم اجتناب کرد تا جمله گنگ، نارسا و پیچ در پیچ نشود و مانند جمله زیر از آب در نیاید:
” آن مرد، چنان که دیروز دیدید، همان جایی که دو اتومبیل تصادف کردند، که الحمدالله بخیر گذشت، بالای خیابانی که منزل پدر شما در آن جا است، آن کسی که چند بار درباره او با هم صحبت کرده ایم، جان سالم به در برده است. ”
هشتم- از نوشتن جملات دراز که حفظ معانی و درک ارتباط بین فاعل و مفعول و مراجع ضمیر را مشکل می سازد باید پرهیز کرد.
نهم- باید از علائم نقطه گذاری به نحو دقیق و صحیح استفاده کرد تا معانی جملات تغییر نکند ( به ضمیمه مربوط به نقطه گذاری مراجعه شود )
ب- اصل ربط
کلمات و قسمت های جمله باید چنان به هم متصل و مرتبط باشند و با یکدیگر ترکیب شوند که معنی اصلی و مورد نظر خود را از دست ندهند. رعایت اصل ربط درجمله سبب می شود که جمله دو پهلو، مبهم و بی معنی نگردد. برای حفظ اصل ربط نکات زیر باید مورد نظر قرار گیرد:
اول- کلمات را به ترتیب صحیح در جمله قرار داد و به خصوص در به کار گرفتن قیود و وجوه وصفی باید دقت خاصی نمود. قیود و کلمات وصفی را باید نزدیک کلمه ای که آن را وصف می کند، قرار داد. مثلاً با به کار گیری کلمه قیدی ” فقط ” در جاهای مختلف جمله زیر معانی کاملاً متفاوتی بدست آورد.
” او می تواند از رئیس بانک برای مصاحبه وقت بگیرد.”
دو پهلویی و دو معنایی جملات که گاهی به خاطر ایجاد ظرافت های ادبی مورد استفاده است در گزارش نویسی می تواند موجب سوء تفاهم و اشتباه گردد و ناگزیر باید از آن پرهیز کرد.
جملات زیر هر کدام دارای دو معنای مختلف هستند:
” من تو را از پدرت بیشتر دوست دارم.”
” منتقد پنج غلط از مقاله او گرفت که اتفاقاً همه درست بود.”
دوم- باید همیشه هر فعل و عمل را به فاعل آن ربط و نسبت داد نه مانند جمله زیر:
” شما می توانید پس از بسته بندی کالای خود را تحویل بگیرید.”
سوم- اگر چند مطلب از نظر خصوصیات دستوری در یک ردیف و هم وزن باشند باید برای ارائه آنها در جمله از حروف ربط وجه فعل طوری استفاده کرد که ارتباط و هم وزنی آن ها حفظ شود. جملات زیر نشان دهنده از بین رفتن هم وزنی است:
” آغاز سال مالی، هنگام مناسبی برای سرمایه گذاری مجدد این که موجودی کاملاً گرفته شود می باشد.” ” خرید، فروش و وصول کردن مطالبات هر سه دارای اهمیت فراوان است.”
چهارم- اگر در جمله مقایسه ای صورت گرفته باید از تکمیل آن مطمئن شد، نباید مقایسه را به صورت ناقص تمام کرد.
جمله غلط: ” منزل شما در تهران زیباتر از کاشان است.”
پنجم- به کار بردن ضمایر دارای اهمیت بسیار است. جملات را باید به گونه ای نوشت که یک ضمیر به دو اسم راجع نشود و اسم مربوط به ضمیر مشخص باشد.
جمله مبهم: وقتی معلم با شاگرد صحبت کرد او اطمینان یافت فردا مدرسه تعطیل است.
ج- اصل تأکید
تأکید، جمله را محکم و اطمینان خواننده را نسبت به آن بیشتر می کند. تأکید یعنی قرار دادن مطالب و افکار مهم جمله در محل مناسب به طوری که به گیرایی جمله کمک کند. آن چه که درباره جا و نحوه تأکید در ساختار گزارش ( مرحله دوم ) گفته شد در مورد جملات نیز صادق است.
به طور خلاصه تا آنجا که به نگارش کلمات و جملات مربوط است نکات زیر باید رعایت گردد:
١- صریح نویسی
یعنی خودداری از بکار بردن لغات و اصطلاحات مبهم و کلماتی که دارای معانی قطعی نیستند. مثلاً:
ننویسیم بنویسیم
خیلی زود فردا ساعت ٣ بعد از ظهر
خیلی ٩٠ %- ده کیلو- یکصد نفر
اکثریت ٥١ %- یا ٨٧
در جملات و عبارات نیز باید صریح نوشت. مثلاً به جای استفاده از وجه مجهول مانند: ” گفته شده است ” یا ” تصمیم گرفته شده است ” باید نوشت مثلاً ” رئیس اداره حسابداری گفته است ” یا ” مدیر کل تصمیم گرفته است ”.
مورد استثناء، وقتی است که واقعاً فاعل مشخص نباشد و یا نتیجه عمل مورد نظر باشد و نه کننده آن. صراحت در بیان، موجب رفع سوء تفاهم و تفسیر مختلف از جملات خواهد شد.
٢- ساده نویسی
یعنی:
ننویسیم بنویسیم
ذی قیمت گران بها
بالمره به کلی، به یکباره
ذی روح جاندار
٣- کوتاه نویسی ( ایجاز )
- حذف کلمات و اصطلاحات تکراری
- احتراز از همانگویی و تکیه کلام
- حذف مطالب زاید که کمکی به درک بهتر گزارش نمی کند.
در مورد جملات و عبارات نیز باید صراحت، ساده نویسی و کوتاه نویسی رعایت شود.
٤- فصاحت و بلاغت
کلام فصیح کلامی است که زیبا و دلپسند باشد و کلام بلیغ یا رسا کلامی است که جامع و مانع، روشن و خالی از ابهام باشد. هر کلمه بلیغی فصیح هست. ولی هر کلمه فصیح لزوماً بلیغ نیست.
بهترین تعریف در مورد فصاحت و بلاغت منقول از حضرت علی (ع) است که فرموده اند:
” خیر الکلام ما قلّ و دلّ ولم یمل ”
” یعنی بهترین سخن آن است که در عین کوتاهی بر تمام مقصود گوینده دلالت کند و هرگز ملال نیاورد.”
٥- روش های کوتاه کردن جمله
الف- به کار بردن ویرگول، نقطه ویرگول به جای حروف ربط
ب- حذف کلمات مترادف
ج- حذف صفات و قیود غیر لازم ( به نمونه هایی که در صفحه بعد داده شده مراجعه نمایید).
٦- درست نویسی
شامل:
الف- رعایت دستور زبان فارسی و موارد مهم آن مانند مطابقت فعل با فاعل، روشن بودن ضمیر مرجع، حذف فعل با قرینه و استفاده درست از زمان فعل و مواردی
دیگر که در بخش مربوط به اصول جمله ذکر گردید.
ب- استفاده از علامت گذاری
رعایت شیوه املاء فارسی
ج- لحن محاوره ای- نیمه رسمی
مقصود از به کار بردن لحن محاوره ای این نیست که کلمات را به طور شکسته بنویسیم مثلاً به جای ” نان” ” نون ” یا استفاده از کلمات عامیانه در گزارش نویسی قابل قبول نیست، بلکه منظور، صفا، سادگی، بی تکلفی، صراحت و کوتاهی مورد استفاده در محاوره است، که همین ویژگی نیز باید در گزارش به کار رود. در گزارش نویسی محلی برای اظهار فضل، قلمبه گویی، اغراق های بیهوده و قلم فرسایی نیست.
یک نسخه مهم برای تنظیم یک گزارش خوب
د: دقت
و: وضوح دوا
ا: اختصار
نمونه کلماتی که حذف آنها از معنا چیزی نمی کاهد و از درازای کلام جلوگیری می کند
با مراجعه به سوابق گذشته با مراجعه به سوابق
به طرف بالا صعود کرد صعود کرد ( بالا رفت )
عقیده عمومی بسیاری از مردم عقیده عمومی
نکات اساسی مهم نکات اساسی یا نکات مهم
از همه طرف احاطه شده احاطه شده
عیناً مساوی مساوی
کاملاً تمام تمام
کاملاً مساوی مساوی
جلوتر پیش دستی کرد پیش دستی کرد
... با یکدیگر تشریک مساعی کردند ... تشریک مساعی کردند
با یکدیگر متحد شدند ... متحد شدند
کاملاً مخصوص مخصوص
اولین و نخستین اولین یا نخستین
در تاریخ اول اردیبهشت اول اردیبهشت
در بسیاری موارد غالباً
مورد مطالعه قرار داد خواند
در تمام اوقات سال همیشه
در اوقات اخیر اخیراً
صدها عبارات دیگر از این قبیل یافت می شود که می توان به این فهرست اضافه کرد.
٤- پاراگراف بندی
ضمن بحث درباره ساختار گزارش گفته شده هر گزارش باید دارای سه جزء باشد:
مقدمه متن نتیجه
پاراگراف بندی در گزارش وسیله و تکنیکی است که به خواننده گزارش یاری می دهد تا مقدمه، متن و نتیجه را از لحاظ ساختاری از یکدیگر تمیز دهد، علاوه بر این پاراگراف بندی دارای وظایف و قواعد مهم دیگری نیز هست که بعداً ذکر خواهد شد. پاراگراف واپسین پاره ساختمانی هر مقاله و گفتاری است که موضوعی و مطلبی در آن درج و پرورده می شود. درباره کلمه و جمله قبلاً سخن گفتیم، اکنون به شرح و توصیف پاراگراف و بیان ویژگی های آن می پردازیم.
تعریف بند یا پاراگراف و نحوه استفاده از آن
بند یا پاراگراف عبارت است از جمله یا مجموعه جمله هایی که فکر واحدی را بیان کند. هر نوشته به بند یا بندهایی (بخش هایی) تقسیم می شود. هر یک از این بندها ( بخش ها ) جمله یا مجموعه هایی است که بین آن ها ارتباط و همبستگی لفظی و معنایی بیشتری وجود دارد و روی هم مطلب یا مفهوم کامل و مستقلی را می سازد. به هر یک از آن بخش ها در یک گفتار، بند یا پاراگراف گویند.
در هر بند تنها می توان یک.« ایده » را گنجانید تمام بندهای یک نوشته کامل زیر عنوان اصلی آن که در وسط صفحه و معمولاً در بالای آن با خطی درشت تر از متن نوشته شده است، قرار می گیرد. گاهی نوشته، عنوان های فرعی نیز دارد که در کنار یا وسط صفحه می آید.
اهمیت پاراگراف
گاهی پاراگرافی در بیست سطر یا بیشتر نوشته می شود و ناگزیریم همه را به ذهن بسپاریم در این صورت غالباً برخی از اجزای مهم را فراموش می کنیم و نتیجه آن که در فهم مقصود دچار اشتباه می شویم. از این رو لازم است هر یک از اجزای مهم پاراگراف را در سطرهای زیر هم آورده، با شماره یا خط تیره (- ) مشخص سازیم.
بدیهی است همانطور که افکار یا محتوای بندهای هر نوشته- ضمن تمایز از یکدیگر- باید با هم پیوند نزدیک داشته باشند، اجزای اصلی هر پاراگراف نیز چنین است.
هر چه بندهای یک نوشته زیادتر باشند، تنوع بیشتر؛ خستگی کمتر؛ و بهره گیری زیادتر می شود. اگر اجزای فرعی هر پاراگراف زیر هم قرار گیرد خواننده، بهتر می تواند مسیر فکر نویسنده را دنبال کند و پیام او را، روشن تر و سریعتر دریافت کند.
بند، بهترین و طبیعی ترین وسیله برای نشان دادن طرح و ساخت گزارش است. چون فکرهای زاید و اضافی گزارش دهنده، در نظام پاراگراف ها انعکاس می یابد. آغاز هر بند به نسبت سایر سطرها باید یک سانت تو رفتگی داشته باشد و این خود موجب برجسته شدن هر بند و پیدا کردن شروع نوشته هر پاراگراف می شود.
ارزش هر نوشته در این است که با یک نگاه بتوان عنوان های اصلی و فرعی آن را بازشناخت و فکر نویسنده را بدون هیچ ابهامی تا پایان دنبال کرد. تأثیر این تقسیم بندی از نظر کمک به خواننده، به مراتب بیش از تأثیر ظاهری آن است، برای مثال به متون کتاب های قدیمی نگاه کنید که در آن ها مطالب اصلی و فرعی یا مباحث مهم علمی- که هر یک شاخه های زیادی نیز دارد- پشت سر هم، تو در تو و بدون هیچ نشانه ای آمده و غالباً دارای حاشیه نویسی های مزاحم نیز هست. چقدر باید فکر نویسنده و خواننده خسته شود تا پیامی را درست دریابد.
همانطور که یک سخنران ورزیده می تواند توجه شنوندگان را در تمام مدت سخنرانی جلب نماید، و با تصرفی که در روح آن ها می نماید، نگذارد لحظه ای به جای دیگر فکر کنند؛ یک نویسنده گزارش هم نباید بگذارد، توجه خواننده به جایی غیر از پیام و محتوای گزارش منحرف شود، و این امر امکان پذیر نیست، مگر آن که ازطرح تقسیم بندی موضوع و مطلب و سایر راهنماهای نگارش استفاده کند.
طول بندهای پر بار که هر کدام، در یک یا دو صفحه می گنجد و کمترین تنوعی نیز در آن دیده نمی شود- هر چند روان و پخته هم نوشته شده باشد- چندان کمکی به خواننده نمی کند.
هر خواننده تا حدود معینی می تواند فکر خود را روی یک مطلب یا موضوع تمرکز دهد و وقتی خسته شد حداقل آن است که نوشته را کنار می گذارد. بند به نوشته تنوع می بخشد و نمی گذارد در رشته افکار نویسنده، گسستگی به وجود آید، از این رو آن را بدین مفهوم نیز تعریف کرده اند:
.« پاراگراف پرورش منسجم یا هماهنگ یک فکر واحد از یک نوشته است که با سایر بندهای آن نوشته پیوند ناگسستنی دارد »
یکی از مطمئن ترین وسایلی که افکار نویسنده را به صورت روشن و متمایز به خواننده منتقل می سازد، پاراگراف است. بنابراین بهتر است هر گونه تردیدی که در مورد چگونگی استفاده از پاراگراف، ویژگی ها، فواید و ارتباط آن با طرح کلی گزارش داریم، قبل از آغاز نگارش از میان برداریم. و اگر مطلب گزارش خود را به پاراگراف های کوتاه و بلند تقسیم می کنیم، باید بدانیم که این کار ضرورت دارد، نه صرفاً تنوع یا تظاهر به رعایت قواعد نگارش باشد. باید به خاطر داشت که خواننده
می تواند داوری کند و دریابد که آوردن پاراگراف های مختلف در یک نوشته و توجه به ارتباط منطقی آن ها، تا چه اندازه فهم را آسان می کند.
اساساً شروع هر پاراگراف، خود فرصتی برای خواننده است تا تجدید قوا کرده، فکر تازه ای را در مغز خودش بپذیرد و دفع نکند. در مورد میزان کوتاهی و بلندی پاراگراف ها معیار مشخصی وجود ندارد، ولی نویسنده مجرب هنگام ارائه مطالب- خود آگاه یا ناخود آگاه- تشخیص خواهد داد که بر حسب سنگینی یا سادگی و اهمیت مطالب برای خواننده، چقدر زمان لازم است تا او مطالب را خوب دریابد، پس از این تشخیص است که نوشته را به اجزایی مناسب تقسیم می کند.
هر پاراگراف سه وظیفه اصلی به عهده دارد:
الف- جلب توجه خواننده به موضوع و فکر اصلی نوشته.
ب- پرورش فکر اصلی نوشته به کمک بندها برای جلوگیری از انحراف فکر خواننده و قطع علاقه او.
ج- اعلام نتیجه.
برای این که این سه نکته خوب انجام شود، باید ابتدا موضوع را به اجزای فرعی تقسیم کرد، ممکن است هر جزء، چند پاراگراف داشته باشد. معمولاً در گزارش های توضیحی یا نوشته های تحلیلی و پژوهشی، مقدمه و احیاناً خلاصه نیز می آید.
در پایان هر گزارش، حداقل یک پاراگراف را به پیشنهاد یا نتیجه اختصاص باید داد. به عنوان مثال، هر گاه موضوع اصلی تحقیق، دورنمای سوخت و انرژی باشد،
اجزای فرعی آن عبارت است از:
- مقدمه
- انرژی هسته ای
- انرژی آبی ( انرژی آبشارها- انرژی جذر و مد و انرژی امواج )
- انرژی باد
- انرژی بیوگاز ( تهیه گاز از فضولات حیوانات و تهیه الکل از گیاهان )
- انرژی ژئوترمال ( نیروی حرارتی تحت الارضی )
- سوخت های فسیلی مانند نفت، گاز، ذغال سنگ و غیره ...
- نتیجه
با این تقسیم بندی، نویسنده خواهد توانست به روشنی، محتوای هر موضوع یا جزء فرعی را به ترتیب زیر هم نوشته، به خوانندگان امکان دهد تا پیام و فکر اصلی گزارش را که در موضوع و جمله های اولیه مقدمه یا متن آمده است، به سرعت دریابد.
دوباره تأکید می کنیم که تقسیم بندی مطالب گزارش از اهمیت ویژه ای برخوردار است و فشار روانی را بر خواننده تعدیل خواهد کرد.
پاراگرافها از نظر نوع ارتباط دارای حالات زیر هستند:
الف) ممکن است پاراگراف ها از نظر نوع پیوندی که با هم دارند مرتب بوده، به دنبال هم آمده باشند و به عبارت دیگر رابطه علت و معلولی با هم داشته باشند، به این معنی که پاراگراف اول، موضوع یا علت پاراگراف دوم، و پاراگراف دوم؛ موضوع یا علت پاراگراف سوم، و همین روش تا پایان گزارش ادامه یافته باشد.
چنین نوشته یا گزارشی که بر اساس روابط علت و معلولی ( ربط منطقی ) تنظیم شده باشد، فکر خواننده را بدون هیچ زحمتی از مقدمه به نتیجه هدایت می کند و هیچ درنگی صورت نمی گیرد، درست چون مسافری که ناگزیر است راه تهران، سمنان، دامغان، شاهرود، سبزوار و نیشابور را پشت سر بگذارد و به مقصد مشهد برسد.حال اگر این مسافر مسیرهای دیگری را برگزیند- در صورتی که می داند راه میان بری هم وجود ندارد- بدیهی است به درد سر خواهد افتاد.
ب) ممکن است پاراگراف ها به صورت افکاری که با یکدیگر مغایرت دارند ارائه شوند و طبیعت گزارش چنین مغایرتی را ایجاب کند.
مثال:
به کارمندی دستور می دهندکه پس از عزیمت به اهواز و انجام موفقیت آمیز مصاحبه، از داوطلبان « اهواز استخدام آزمون کتبی نیز به عمل آورد اعلام دستور اخیر، سر و صدا ایجاد می کند و کارمند ناگزیر می شود، گزارشی از مأموریت خویش تهیه کند و برای سرپرست خود بفرستد.
در این گزارش معمولاً نظام پاراگراف ها بدین ترتیب است:
- یک پاراگراف به مقدمه و شرح آغاز مأموریت اختصاص می یابد.
- در پاراگراف دوم، جریان مصاحبه نوشته می شود.
- در پاراگراف سوم، از حساسیت داوطلبان استخدام در برابر اعلام آزمایش کتبی بحث می شود.
- در پاراگراف چهارم، جمع بندی مطالب، اظهار نظر، پیشنهاد و یا توصیه کارمند مطرح می گردد.
- در پاراگراف آخر، با توجه به همه جهات، از سرپرست تقاضا می شود نظر نهایی خود را اعلام نماید.
پ) ممکن است پاراگراف ها مقایسه میان دو راه حل مسأله یا دو معیار را بر عهده داشته باشند.
ت) ممکن است پاراگراف ها به وسیله عبارات یا جمله های ربطی به یکدیگر بپیوندند.
فواید استفاده از بند یا پاراگراف
١. شکستن یکنواختی.
٢. کمک به درک تقسیم بندی موضوع.
٣. مشخص ساختن جزئی از کل موضوع.
٤. گذاشتن فاصله سفید برای بهتر دیدن.
٥. جلب توجه خواننده به تغییر موضوع یا موضوعات فرعی.
٦. آسانی مراجعه به هر مطلب.