فصل دوم
مراحل گزارش نویسی
مراحل چهارگانه گزارش نویسی
پس از آن که مفهوم گزارش نویسی روشن شد و با کلیات مربوط به گزارش نویسی آشنا شدیم، اکنون به مراحل چهارگانه ای می پردازیم که هر گزارشی از مرحله تکوین فکر خام تا مرحله تجسم و تبلور آن به شکل مکتوب از سر می گذراند.
لازم است که مراحل چهارگانه و ترتیب آن ها به خوبی درک شوند، هیچ یک از مراحل نامبرده نباید حذف و یا بی اهمیت تلقی گردد، نباید مرحله ای را با مرحله دیگراشتباه کرد، عدم رعایت این مراحل موجب می شود که گزارش به صورت نوشته ای مبهم، بی سروته و مغشوش درآید که نه گزارشگر را رضایتی دست می دهد و نه گزارشخواه را فایده ای و نتیجه کار صرف بیهوده وقت، انرژی، مواد و حتی موجب خسارت و زیان خواهد بود.
مراحل چهار گانه گزارش نویسی عبارت است از:
١. مرحله برنامه ریزی، تدارکات و تهیه مقدمات
٢. مرحله تنظیم و سازماندهی گزارش ( طرح ربط منطقی مطالب )
٣. مرحله نگارش
٤. مرحله تجدید نظر و اصلاح و تهیه متن نهایی
مرحله اول گزارش نویسی : برنامه ریزی
هرچه در مزایای برنامه ریزی برای انجام امور سخن بگوییم کم است، فردی که در کارهایش برنامه ندارد مسلماً برای فراهم آوردن شکست در کارها، برنامه دارد. بدون برنامه کارکردن به مانند پر کاهی بودن بر امواج دریای مسائل زندگی است، دستخوش امواج گوناگون مشکلات که او را به هر سو می کشند و می برند.
مسأله مقدمات و برنامه ریزی برای تهیه گزارش بر حسب نوع آن متفاوت است. در مواردی می توان تمام روند برنامه ریزی را در ذهن خود آماده و متمرکز کنیم و نیازی به پیاده کردن آن بر روی کاغذ نمی باشد. در واقع اکثر گزارشات مختصر و توضیحی، بدین صورت در می آید. در موارد دیگر تهیه مقدمات و تدارکات کار نیاز به صرف وقت فراوان و فراهم آوردن مواد و مصالح زیاد دارد.
برای برنامه ریزی و تهیه مقدمات روش های گوناگونی وجود دارد اما اگر هدف ما جستجوی واقعیت و اعمال دقت باشد، بهترین روش همان است که محققان وپژوهشگران به کار می برند که به روش علمی مشهور است. نویسندگان گزارش های اداری و فنی نیز، به دنبال کشف حقایق و نتایج قابل تأیید هستند، لذا بهتر آن است که در مرحله برنامه ریزی و تهیه ی مقدمات از این روش استفاده شود. در صفحات بعد دو واژه ” تحقیق ” و ” گزارش ” به صورت وجوه عام و خاص یک مقوله به کار رفته است.
مراحل روش علمی تحقیق
١. تعریف مسأله به صورت مشخص بر اساس معیار منطقی تعریف
٢. طرح مقدماتی تحقیق
٣. انتخاب روشی مناسب برای تحقیق
٤. جمع آوری اطلاعات و داده ها
٥. تحلیل و تفسیر
٦. نتیجه گیری بر اساس داده ها و تفسیرها
١- تعریف مسأله
تعریف مسأله باید در عبارتی روشن، دقیق، بدون ابهام و کوتاه بیان شود. تعریف باید جامع و مانع باشد، یعنی همه مصادیق خود را در بر بگیرد و مانع انواع دیگرگردد. مسأله ی مورد گزارش باید به طور مشخص و محدود تعریف شود، در تعریف باید حتی المقدور از کلماتی که قابل مشاهده، محاسبه و اندازه گیری باشد استفاده گردد.
صورت مسأله را می توان به سه وجه بیان کرد:
الف- عبارت مصدری: کشف علل غیبت زیاد در واحد تولید
ب- عبارت سؤالی: چه عللی باعث غیبت زیاد در واحد تولید می شود؟
ج- عبارت اخباری: می خواهیم به علل غیبت زیاد در واحد تولید پی ببریم.
برای دقیق تر و مشخص تر کردن تعریف، گزارشگر باید پرسش هایی را مطرح سازد مانند:
- از کجا می دانیم که میزان غیبت در واحد تولید زیاد است؟
- میزان غیبت در واحد تولید چقدر است ؟
- میزان غیبت در واحدهای دیگر سازمان چقدر است؟
- تا چه اندازه میزان غیبت در واحد تولید، با میزان غیبت در واحدهای دیگر یا در صنعت مشابه قابل مقایسه است؟
- آیا علت غیبت چیزی است که تحت کنترل نهاد است؟
- اگر بتوان علت غیبت را کنترل کرد بهترین روش تقلیل آن کدام است؟
این گونه سؤالات و سؤالات مشابه به گزارشگر کمک می کند که مسأله را به نحو بهتری تعریف کرده و مشخصات لازم را در آن بگنجاند. همین تعریف دقیق مسأله است که بعداً به صورت موضوع و مقدمه گزارش متجلی می شود.
٢- طرح مقدماتی تحقیق ( گزارش )
طرح مقدماتی تحقیق شامل چهار موضوع است:
موضوع تعیین هدف تحقیق ( گزارش )
الف- اطلاع: صرف بیان حقایق و یا توصیف رویدادها
ب- اطلاع همراه با تفسیر داده ها و ذکر علل
ج- اطلاع همراه با تفسیر داده ها، ذکر علل و استنتاج به انضمام اریه پیشنهاد و راه حل
موضوع معیارهای انتخاب متدولوژی تحقیق ( گزارش )
معیارهای انتخاب متدولوژی تحقیق ( گزارش )، با توجه به ویژگی های روش ای جمع آوری اطلاعات که شامل مصاحبه، پرسشنامه، مشاهده، تجربه و آزمایش، مراجعه به کتابخانه، اسناد و مدارک است و با در نظر گرفتن مطالب زیر صورت می گیرد:
الف- ماهیت تحقیق ( گزارش )
ب- هزینه تحقیق ( گزارش )
ج- فواید ممکن
د- حدود زمان و دقت لازم برای تحقیق ( گزارش )
و- تنظیم یک فرضیه در ارتباط با موضوع تحقیق ( گزارش )
موضوع طرح سؤالات، مشکلات و تنگناها
- آیا وقت کافی برای انجام تحقیق ( گزارش ) داریم؟
- آیا امکان مالی فراهم است؟
- آیا منابع لازم مانند افراد، مواد و تسهیلات در دسترس است؟
- آیا در انجام تحقیق ( گزارش ) همکاری دیگری لازم است؟
- آیا در تحقیق ( گزارش ) مورد نظر به دانش تخصصی که تحقیق کننده ( گزارشگر ) ندارد، مورد نیاز است؟
- آیا همه مطالب و موضوعات به صورت منطقی صورت برداری و ملحوظ شده است؟
موضوع نظر گزارشخواه
مقصود دیدن مسأله از دیدگاه و از زاویه دید گزارشخواه است. بررسی امکانات و نگرش ها به مسأله و در میان گذاشتن این مسائل با گزارشخواه.
٣- انتخاب روش مناسب برای تحقیق ( گزارش )
اکنون که با توجه به روش های جمع آوری اطلاعات با معیارهای انتخاب آشنا شده ایم می توانیم عملاً یک روش را برگزینیم مثلاً روش مصاحبه، یا پرسشنامه و یا مخلوطی از دو روش را.
٤- جمع آوری، تنظیم و طبقه بندی اطلاعات
قبلاً با روش های جمع آوری اطلاعات سروکار داشتیم اکنون عملاً به جمع آ وری اطلاعات بر اساس روش انتخاب شده می پردازیم.صرف جمع آوری در هم و آشفته مقداری اطلاعات نمی تواند به یافتن علل مسأله یا به راه حل مسأله کمکی بکند. هر چند وجود اطلاعات صحیح و دقیق و مربوط لازم است، اما اطلاعات بخودی خود موادی خام هستند که گزارشگر باید بتواند آن ها را طبقه بندی و تنظیم کند و در مرحله بعد مورد تفسیر و تحلیل قرار دهد و آن گاه دست به استنتاج بزند.
در مقام تشبیه می توان آمار و اطلاعات را به مواد خام برای آشپزی تشبیه نمود، درست است که برای پختن غذا مواد خام به مقدار کافی و به صورت مناسب لازم است ترکیب این مواد به صورت درست است که از آن هاغذایی ماکول می پزد. اطلاعات و آمار نیز آن گاه معنی دار می شود که طبقه بندی و تنظیم و سپس تفسیر و تحلیل شوند.
تنظیم و طبقه بندی آمار و اطلاعات شامل چهار مرحله است:
الف- طبقه بندی داد هها
ب- عینیت گرایی
ج- تحلیل داده های کیفی
د- تحلیل داده های کمی
اطلاعات به طور کلی یا مقداری است یا غیر مقداری. تجزیه و تحلیل اطلاعات مقداری آسان تر است، زیرا با استفاده از روش های آماری قابل تحلیل و بررسی است. در بسیاری از موارد می توان اطلاعات غیر مقداری را هم به اطلاعات مقداری تبدیل نمود تا نسبت به پاسخ و تقلیل اشتباهات اطمینان حاصل گردد. در موارد اطلاعات غیر مقداری یا کیفی مانند رنگ مو یا نژاد، ملیت،
کدگذاری، درصدها و کسرها به صورت کمی ارایه داد.
برای تبدیل اطلاعات کیفی به مقادیر وصورکمی ممکن است:
الف- مشاهدات و اطلاعات کیفی شمارشی و به صورت عدد منعکس گردد.
ب- اطلاعات و حقایق کیفی به صورت درصد ( پورسانت ) ذکر شود.
ج- اطلاعات و مشاهدات کیفی به صورت درجات و طبقات بیان شود ( مانند درجه یک، درجه دو که حاکی از درجه کیفیت باشد).
د- تمایلات شخصی افراد را نسبت به امری به صورت درجات طبقه بندی شود و برای هر درجه و طبقه نمره ای و ارزشی تعیین گردد.
مثلاً در مورد تمایل افراد به دیدن مسابقه فوتبال ممکن است آن ها را به سه طبقه ی الف، ب و ج طبقه بندی نمود و سپس برای هر طبقه نمره ای در نظر گرفت.
٥- تحلیل و تفسیر داده ها و ارزش گذاری آنها ( استنتاج )
پس از آن که اطلاعات دسته بندی و تجزیه و تحلیل شد، گزارشگر می تواند بر اساس تجزیه و تحلیل آماری، اطلاعات را توجیه منطقی نموده و به کشف و استنتاج راه حل مشکل موفق گردد. برای آنکه گزارشگر از مطالعه ی اطلاعات موجود به نتیجه برسد و در توجیه منطقی و مستدل به منظور رسیدن به کنه مطلب و پاسخ مشکل موفق گردد لازم است استدلال خود را کاملاً مشخص نماید. معمولاً جهت استدلال و نتیجه گیری از روش های استقرار، قیاس و تمثیل استفاده می شود.
٦- نتیجه گیری
در این مرحله گزارشگر پس از ذکر مختصر درباره مشکل، یادآوری نکات عمده حقایق به نتیجه گیری کلی و در واقع به اظهار نظر درباره عوامل و موجبات مسأله می پردازد و سپس راه حل های پیشنهادی را برای ارایه در گزارش خود آماده می سازد.
شرح مختصر مرحله یک گزارش نویسی
آنچه که در صفحات قبل درباره مرحله یک گزارش نویسی آمده، شرح جامع تهیه مقدمات و برنامه ریزی بود که معمولاً با تهیه گزارش هایی سروکار داریم که مختصروکوتاه هستند و غالب گزارش های اداری را شامل می شوند. لذا برای این نوع گزارش ها به شرح مختصر مرحله یک یعنی تهیه مقدمات و تدارکات می پردازیم.
این مقدمات عبارتند از:
١- جمع آوری کلیه اطلاعات و مطالب مربوط به گزارش
٢- بررسی اجزاء:
الف- تعیین ارزش نسبی هر جزء
ب- حذف اجزای نا مربوط و زائد
ج- افزودن اجزای فراموش شده
٣- برای آن که بدانیم چه چیزی را باید افزود و یا باید حذف کرد لازم است اجزاء را با هدف و مقصود گزارش تطبیق داد:
الف- چه کسی آن را خواهد خواند؟
ب- چه کسی آن را خواسته است؟ ( ممکن است که خواننده گزارش و کسی که آن را خواسته هردو یکی نباشد )
ج- خواننده چه انتظاری از گزارش دارد؟
د- چگونه از آن استفاده خواهد کرد؟
٤- طرح و پاسخ روشن و مطمئن به شش سؤال اساسی:
چه چیز؟ چگونه؟ با یا برای چه کسی؟ کجا؟ چه موقع؟ و چرا؟