فصل یازدهم
انواع گزارش
بر حسب موضوع
گزارش ها بر حسب موضوع عبارتند از:
الف- گزارش های توضیحی
ب- گزارش های تحلیلی
ت- گزارش های ارزشیابی
شکل ارایه گزارش ها
هر یک از گزارش های مذکور در شکل های زیر ارایه می شود:
- شکل مختصر
- شکل نیمه مبسوط
- شکل مبسوط
١- گزارش توضیحی
ممکن است گزارش، جنبه توضیحی داشته باشد و مطلب یا مطالبی را در یک یا چند صفحه تشریح کند. این نوع گزارش در فرم مختصر می گنجد. ( منظور از مختصر، ساده بودن گزارش و نداشتن اجزاء و مراحل گوناگون است.)
گاهی این شرح یا توضیح، ساده است و مسأله ای ندارد، در این صورت موضوع گزارش توضیحی، تنها شامل بیان حقایق خواهد بود. بدین ترتیب:
- موضوع.
- متن، که تنها شامل بیان حقایق می شود.
چنانکه گفتیم، موضوع گزارش، باید تأیید کننده متن گزارش یعنی حقایق امر ( محتوای گزارش ) باشد. معمولاً متن گزارش توضیحی سه قسمت دارد:
١- مقدمه
٢- حقایق امر
٣- پیشنهاد یا نتیجه
طبیعت برخی از گزارش های توضیحی چنان است که نیازی به مقدمه ندارد و تنها شامل حقایق امر و پیشنهاد یا نتیجه است.
گاهی در گزار ش های توضیحی مسأله ای نیز مطرح است. از این رو موضوع باید به نحوی بیان کننده مسأله نیز باشد و به عبارت بهتر، موضوع، دیگر ساده نیست، بلکه تلفیقی است از مسأله و حقایق امر.
پس موضوع گزارش توضیحی در این صورت شامل صورت مسأله ( توضیح مسأله ) و بیان حقایق امر یا محتوای گزارش خواهد بود. بدین ترتیب:
= موضوع ( تلفیقی از محتوای گزارش و مسأله )
- متن، که شامل بخشهای زیر است:
١. بیان حقایق
٢. توضیح مسأله یا مقصود
٣. پیشنهاد یا نتیجه
این دسته از گزارش های توضیحی نیز ممکن است مقدمه داشته باشند یا نداشته باشند. معمولاً مسأله هایی که در این دسته از گزارش های توضیحی مطرح می شود ساده است و نیازی به تحلیل زیاد یا ارزشیابی ندارد و شخص تهیه کننده گزارش ،به خوبی می تواند از عهده حل مسأله برآید. غالباً حقایق امر با توضیح مسأله یا مقصود همراه است.
توضیح
گزارش های توضیحی، اطلاعی و گزارش های ماهانه و سالانه که غالباً ساده و شامل حقایق امر هستند، از نوع اول و گزارش های توضیحی که نیاز به بررسی و استدلال مختصر دارد از نوع دوم محسوب می شود.
چنانکه گفته شد، گزارش های توضیحی در فرم مختصر می گنجد.
چگونگی تلفیق مسأله با موضوع
هرگاه در گزارش توضیحی مسأله ای آمده باشد، باید با موضوع تلفیق شود. صورت ترکیبی، مسأله و موضوع، عنوان گزارش را تشکیل می دهد.
به چهار صورت می توان مسأله را با موضوع تلفیق کرد:
١. حقیقت امر ( جمله خبری )
٢. پرسش
٣. عبارت مصدری
٤. نیاز ( احتیاج )
طبیعت هر گزارش تنها یکی از چهار صورت را می پذیرد که طبیعتاً بهترین و مناسب ترین صورت خواهد بود. ذوق و هنر تنظیم کننده گزارش و احاطه او بر مسأله و مشکل و محتوای گزارش، عامل مهمی در گزینش مناسب ترین و بهترین صورت از صورت های یاد شده محسوب می شود.
غالباً بهترین صورت ها برای تلفیق مسأله و موضوع، حقیقت امر است که به شکل جمله خبری نوشته می شود. ولی چون ٩٥ % موضوع گزارش ها شکل مصدری دارند، غالباً تصور می کنند، موضوع حتماً باید صورت مصدری داشته باشد و حال آنکه این پندار به دلایل زیر درست نیست.
در یک سازمان اداری سرپرستی هست که ده سال تجربه مفید دارد و واحدی را اداره می کند. در خلال این ده سال، به مسائل و مشکلاتی برخورد کرده است که ممکن است حتی برای مدیر سازمان هم تازگی داشته باشد. اکنون می خواهد راه حلی ارایه نماید یا پیشنهادی بدهد که آن مشکلات و مسائل حل شود.
از چنین سرپرستی- تا آنجا که در محدوده شرح وظایف اوست انتظار می رود استخوان لای زخم نگذارد. راه حل نشان بدهد. پیشنهادی نماید یا توصیه ای بکند که احتمال پذیرفته شدن آن بسیار باشد و سرپرست آن تصویب کند. این اوست که بایدبه مدیر یا سرپرست بالاتر از خود راه را نشان بدهد ، و بهترین تصمیم را عرضه نماید. اگر پیشنهاد یا توصیه چنین سرپرستی با آن سوابق روشن ضعیف باشد و پذیرفته نشود، از چه کسی می توان بهتر از آن انتظار داشت؟
پس بهترین صورت انتخاب برای چنین سرپرستی که مشکلات و پیشنهادهایی دارد و می خواهد گزارشی در این مورد برای رئیس خویش بفرستد صورت حقیقت امر است، چون تجربه و احاطه او بر قلمرو خویش ایجاب می کند که از هر شخص دیگری راه و چاه را بهتر تشخیص دهد و دقیقتر پیشنهاد یا توصیه کند. مثال:
موضوع: گزینش دانشجو برای دوره فوق لیسانس در سال تحصیلی آینده امکان پذیر نیست.
این موضوع به صورت حقیقت امر ( جمله خبری ) انتخاب شده است. رئیس دانشکده ادبیات دانشگاه تربیت معلم می خواهد گزارشی با عنوان بالا تهیه کرده و برای رئیس این دانشگاه بفرستد.
مشکلات او عبارتند از:
- نداشتن استاد ذیصلاح به اندازه کافی
- کمبود اتاق یا فضای مناسب آموزشی
- نداشتن بودجه کافی برای استخدام یا پرداخت حق التدریس و ... .
طبیعی است اگر رئیس دانشکده آزموده و ذیصلاح باشد، تداخل وظایف نباشد و اصول همه جا حاکم باشد، باید رئیس دانشگاه با یک نگاه به موضوع و محتوا، مندرجات این نامه را تأیید کند و به عبارت بهتر منطق امر را بپذیرد، مگر این که خود او امکاناتی داشته باشد که رئیس از آن امکانات بی خبر است. در این صورت هیچ شکل دیگری از شکل های انتخاب موضوع جای صورت مذکور را نمی گیرد و طبیعت گزارش، صورت دیگری را نمی پذیرد. چنانچه موضوع به صورت خبری انتخاب شود، معمولاً پیشنهاد یا پیشنهادها جنبه سفارش ( توصیه ) دارد و امکان تأیید آن توسط سرپرست بیشتر است.
- اگر همین موضوع را بخواهیم به صورت مصدری بیان کنیم و بگوییم:
موضوع: عدم امکان گزینش دانشجو برای دوره فوق لیسانس در سال تحصیلی آینده.
بدیهی است که جنبه تأکیدی موضوع- نسبت به خبری آن- ضعیف است، ولی اگر قصد، آوردن تأکید قوی باشد و محتوای گزارش هم این ضرورت را برساند، انتخاب موضوع به صورت مصدری، چندان گویای مقصود نیست و نتیجه مطلوب نخواهد داد، مگر اینکه قصد ما آوردن تأکید ضعیف باشد.
- اینک شکل پرسشی موضوع مذکور را بررسی می کنیم:
موضوع: آیا گزینش دانشجو برای دوره فوق لیسانس در سال تحصیلی آینده امکان پذیر هست؟ ( خواهد بود؟ )
کسی که چنین موضوعی را برای گزارش خود بر می گزیند، هدفش این است که بگوید من با تمام امکاناتم کوشش کرده ام که مقدمات گشایش این دوره را فراهم آورم » «؟ ، ولی نتوانسته ام همه مشکلات را بر طرف سازم. آیا امکانات شما اجازه گشایش این دوره و گزینش دانشجو را برای سال آینده خواهد داد
گاهی انتخاب موضوع به صورت نیاز یا احتیاج است که زیاد با صورت خبری فرقی ندارد، جز آن که همیشه در شکل نیاز، جمله مثبت است نه منفی:
موضوع: گزینش دانشجو برای دوره فوق لیسانس در سال تحصیلی آینده نیاز به مطالعه بیشتری دارد.
نکته:
باید دانست که هر موضوعی را دقیقاً نمی توان به چهار صورت نوشت، چه هدف اساسی از انتخاب موضوع این است که محتوای گزارش را بهتر معرفی کند. پس نباید در این مورد خود را خسته کنیم و صورتی را برگزینیم که هدف و مقصود اصلی ما را در حاشیه قرار دهد.
«. نمونه یک گزارش توضیحی نیمه مبسوط را به شرح زیر برای آگاهی بیشتر و قرار گرفتن در چگونگی امر آورده ایم »
آرم مجتمع ماشین سازی اراک:
١٨٩٠/ شماره: م.ک م ٣٠
٦٤/٦/ تاریخ: ٨
پیوست: یک برگ چارت سازمانی
به: معاونت تشکیلات
از: سرپرست مرکز کامپیوتر
موضوع: شرح عملکرد واحد کامپیوتر مجتمع ماشین سازی اراک و بررسی نیازهای آن
مقدمه:
چنانکه آگاهی دارند، مجتمع ماشین سازی اراک، در نوع خود از گسترده ترین و پیچیده ترین صنایع سنگین کشور به شمار می رود و بیش از ١٥ سال از تأسیس آن می گذرد. در این دوران این مجتمع رشد سریعی داشته و بخش های وسیعی از آن نوسازی شده و به دستگاه های جدید ( مدرن ) از قبیل دستگاه کامپیوتر که موضوع این نامه است، مجهز گردیده است.
طبیعی است که به موازات گسترش تکنولوژی در جهان، لازم است سایر دستگاههای این مجتمع عظیم نیز با آخرین نوع تکنولوژی مربوط تجهیز شود و کارکنان جوان و با استعداد آن از راه دیدن دوره های آموزشی در همه زمینه های لازم در داخل و خارج از کشور، به این پیکره عظیم مدد رسانند، تا بتواند در عرصه رقابتهای داخلی و خارجی همچنان پشتوانه ای برای اقتصاد کشور باشد.
کادر کارکنان ( پرسنلی )
این مرکز با هفت عضو و یک سرپرست اداره می شود ( چارت سازمانی ضمیمه است ). سیستم هایی که هم اکنون به وسیله این دستگاه کاربرد دارد عبارتند از:
ٱ ١- سیستم پرداخت حقوق کارکنان ( ٤٠٠٠ نفر )
ٱ ٢- سیستم اطلاعات پرسنلی
ٱ ٣- سیستم کنترل مرخصی های کارکنان
ٱ ٤- سیستم حسابداری صنعتی و عمومی
ٱ ٥- سیستم انبارداری و طبقه بندی اجناس در انبارها
علاوه بر این، سیستم های کاربردی دیگر نیز توسط این دستگاه در حال تکمیل شدن است که به زودی به حافظه کامپیوتر سپرده خواهد شد. این سیستم ها عبارتند از:
نحوه کار:
نحوه کار در این مرکز بدین ترتیب است:
• اطلاعات لازم جمع آوری و به این مرکز ارایه می شود.
• این اطلاعات به زبان کامپیوتر ( که خود زبان به خصوصی دارد ) تبدیل و پس از انجام یک سری کار روی آنها به وسیله سایر واحدها، سرانجام به حافظه کامپیوترسپرده می شود.
تقسیمات مرکز کامپیوتر:
این مرکز دو بخش عمده دارد:
١- بخش تحلیل گری و برنامه نویسی:
٢- بخش بهره برداری اطاق کامپیوتر:
شرح وظایف
الف- وظیفه تحلیل گر
بررسی و طراحی یک سیستم کامپیوتری و نیز کلیات سیستم در دو زمینه:
١. سیستم کاربردی
٢. مهندسی سیستم ( برنامه نویس سیستم )
ب- وظیفه برنامه نویس:
تبدیل اطلاعات جمع آوری شده و کلیات طراحی شده به زبانی از زبانهای برنامه نویسی کامپیوتر.
پ- وظیفه مسؤول اطاق کامپیوتر:
١. ممیزی اطلاعات
٢. کنترل اطلاعات
٣. انجام کارهای اداری و ستادی مربوط به اتاق کامپیوتر
ت- وظیفه بهره بردار ( اپراتور )
دادن اطلاعات ( غذا ) به کامپیوتر و گرفتن این اطلاعات هنگام لزوم.
ث- وظیفه منگنه زدن ( پانچیست )
سوراخ کردن اوراق اطلاعات کامپیوتر- که توسط برنامه نویس به زبان کامپیوتری تبدیل و بیرون آورده شده روی کارتهای مخصوص و تحویل آنها به اپراتور.
نیازهای مرکز کامپیوتر:
الف- نیاز نیروی انسانی
با توجه به گسترش روز افزون فعالیتهای این مجتمع و در نتیجه تراکم کار در این مرکز، لازم است هر چه زودتر افراد با تجربه ای استخدام و به منظور طراحی و ایجادسیستم ها به این مرکز معرفی شوند.
ب- نیاز فنی
دستگاه کامپیوتر فعلی از نوع کوچک و کم ظرفیت است. و پاسخگوی تقاضاهای فوق العاده ادارات و دوایر مجتمع نیست.
از این رو برای گسترده تر نمودن موارد کاربردی کامپیوتر نیاز به کامپیوتری بزرگ تر و با ظرفیت بیشتر و نیز وسایل و ابزار تازه تر و مطمئن تر احساس می شود.
پیشنهاد:
با توجه به مراتب مذکور پیشنهاد می نماید:
١. نسبت به تصویب چارت پیشنهادی این مرکز تصمیم لازم گرفته شود.
٢. نسبت به خرید کامپیوتر بزرگتر دستور مساعد صادر گردد.
دستگاه بیش از ظرفیت » ٣. ترتیبی داده شود که ادرات و واحدهای این مجتمع در مراجعه به این مرکز نظم و نوبت را دقیقاً رعایت کنند. شاید توضیح این نکته که تا حدودی قانع کننده باشد. « نهایی، توان بازده ندارد و از نیروی انسانی موجود نیز بیش از ١٢ ساعت کار و فکر مداوم نمی توان انتظار داشت
نا م و نام خانوادگی
امضاء
رونوشت:
١. معاونت آموزشی
٢. بخش تحلیل گری و برنامه نویسی
٣. بخش بهره برداری
٤. بایگانی
مدیر عامل
معاونت آموزش معاونت تشکیلاتی معاونت تولید معاونت امور مهندسی
مرکز کامپیوتر ( سرپرست ) امورمالی بازرگانی مواد
تحلیل گری و برنامه نویسی بهره برداری ( اطاق کامپیوتر )
اپراتور
تحلیل گر مسؤول اتاق کامپیوتر
برنامه نویس
پانچیست ( منگنه زن )
( چارت سازمانی مرکز کامپیوتر ماشین سازی اراک )
٢- گزارش تحلیلی
در این گزارش حتماً مسأله ای وجود دارد که ممکن است راه حل یا راه حل هایی داشته باشد. نخست باید مسأله را به روشنی توضیح داد. توصیه می شود که صورت مسأله باید کامل باشد. سپس راه حل یا راه حل ها را باید تجزیه و تحلیل کرد و پس از نتیجه گیری دقیق، بهترین راه حل را توصیه یا پیشنهاد نمود.
در گزارش های تحلیلی برخلاف گزارش های ارزشیابی که فکر یک نفر برای تنظیم آن کافی نیست بحث کوتاه است و مرحله نتیجه گیری ( استنتاج ) نسبتاً مفصل است این گزارش ها را یک نفر به تنهایی نیز می تواند تهیه و تنظیم نماید و البته هم فکری و تبادل نظر با افراد ذیصلاح، بر اعتبار و سندیت گزارش می افزاید.
برای تنظیم گزارش های تحلیلی از شکل ( فرم ) نیمه مبسوط استفاده می شود.
اجزای گزارش های تحلیلی به ترتیب زیر است:
الف- عنوان بالای گزارش
به: شماره:
از: تاریخ:
موضوع: پیوست:
متن گزارش شامل:
١- خلاصه
٢- مقدمه
٣- توضیح مسأله
٤- بیان حقایق
٥- استنتاج ( نتیجه گیری )
٦- توصیه یا پیشنهاد
٣- گزارش های ارزشیابی:
چنانچه از نام این گزارش بر می آید، به منظور بررسی ابعاد مختلف مسأله یا مسائل طرح شده در این گزارش، لازم است جلسه مشورتی تشکیل شود و از راه بحث و هر نظر مورد نقد و بررسی قرار گیرد، مزایا و نقصهای هر یک سنجیده شود و بهترین نظر انتخاب و به عنوان « اداره جلسات مشورتی » تبادل نظر بر اساس تکنیک نتیجه نهایی اعلام گردد.
در گزارش های ارزشیابی، چون مرحله بحث گسترده است طبعاً جوهر بحث و بررسی به عنوان نتیجه گیری (استنتاج ) نهایی به اجمال پیشنهاد می شود.
موضوعاتی که برای گزارش های ارزشیابی انتخاب می شود، از این قبیل است:
- چه کنیم تا بی سوادی از کشور جمهوری اسلامی ایران ریشه کن گردد؟
- چگونه می توان جریان قیمت گذاری نفت خام توسط اعضای« اوپک » را از نوسانات و بازیهای سیاسی در امان نگاه داشت؟
- بررسی راه های مبارزه با تورم در اوضاع بحرانی جهان امروز و با توجه به تحریم اقتصادی.
- ارایه نظرها، پیشنهادها و توصیه های ایران در سمینار بین المللی کار.
- برای تغییر نظام آموزش عالی- به منظور برخورداری هرچه بیشتر جوانان دانش پژوه از مزایای تحصیلات عالی- چه باید کرد؟
در تنظیم گزارش های ارزشیابی، از شکل مبسوط استفاده می شود. اجزای گزارش های ارزشیابی عبارتند از:
الف- عنوان بالای گزارش
ب- متن، شامل:
١. خلاصه
٢. مقدمه
٣. توضیح مسأله
٤. بحث
٥. استنتاج
٦. توصیه یا پیشنهاد
٧. ضمایم
٨. منابع، مراجع و مآخذ