فصل اول

فصل اول

         گزارش و گزارش نویسی

          واژه ی گزارش به معنی به جای آوردن، انجام دادن، اظهار نظر کردن، در میان نهادن و شرح و تفسیر کردن است. واز مصدر گزاردن  ساخته شده است. « گزار » بن مضارع « ش » پسوند اسم مصدر ساز می باشد.

معنی اصطلاحی واژه گزارش:

        گزارش در اصطلاح به مطلبی گفته می شود که از شرح، تفسیر، بیان، تحلیل مطالب و نیز علل مسائلی خاص گفتگو کند.

تعریف گزارش نویسی:

        گزارش نویسی عبارت است از به تحریر در آوردن اخبار، اطلاعات، حقایق، علل مسائل و رویدادها، تجزیه و تحلیل منطقی و متوالی آن ها، برای رسیدن به راه حل صحیح، که همراه با اختصار و روشنی تدوین شده و بر دو اصل « سالم نویسی » و « ساده نویسی » استوار باشد.

در واقع گزارش نویسی، فنی است که با آگاهی از آن فن، مطالب هر موضوعی را می توان، طوری طبقه بندی کرد و نظم بخشید که هدف مورد نظر را در کوتاهترین زمان و با ساده ترین کلام به دست آورد.

فایده گزارش نویسی:

       فایده و هدف از نوشتن گزارش، رساندن پیام خود به خواننده با سرعت و صحت و روشنی است. و مهم این است که نویسنده گزارش، قادر باشد تصویری روشن ازفکر و هدف خود را در ذهن خواننده ترسیم نماید.

خواننده گزارش کیست؟

      قبل از این که تصمیم به تدوین گزارش بگیرید باید بدانید که گزارش را برای چه شخصی یا اشخاصی تهیه می کنید. در واقع چه کسی یا کسانی، بر اساس گزارش شما تصمیم گرفته و اقدام خواهند کرد.

     دانستن افکار، تمایلات، خلق و خوی، تحصیلات، تجربیات و نحوه تصمیم گیری خواننده گزارش و این که آیا او خود تصمیم  می گیرد یا آن که گزارش را برای اظهار نظر به نزد دیگران ارسال می دارد، برای تهیه کننده گزارش بسیار مهم است. زیرا با آگاهی از مسائل فوق می توانید گزارش خود را به شکلی تهیه کنیدکه رسیدن به هدف را سریعتر و مطمئن تر کند.

      در اغلب اوقات شروع کننده ی یک مکاتبه شما هستید، لذا باید بدانید که چه نتایجی را انتظار دارید، و چه کسی اقدام خواهد کرد. اما اگر یک مقام مافوق از شما بخواهد که گزارشی تهیه کنید، در این حالت باید شما تصمیم گیرنده نهایی مطالب گزارش خود را شناسایی کنید، تا بتوانید با رعایت نکات یاد شده گزارش خود را طراحی کنید.

     مثلاً اگر مدیر امور اداری هستید و معاون اداری و مالی سازمان مربوطه از شما بخواهد که گزارشی از نحوه مکاتبات داخل سازمان برای او تهیه نمایید، باید مطمئن شوید که او گزارش را برای تصمیم گیری خود می خواهد؛ و یا آن که گزارش را برای پاره ای از تصمیم گیری ها، به نزد رئیس سازمان ارسال می دارد. این در طراحی وتعیین هدف گزارش شما بسیار با اهمیت است.

بنابراین با توجه به موارد فوق تهیه گزارش به یکی از این دو شکل مربوط می شود:

الف- از شما خواسته می شود که گزارشی تهیه کنید.

ب- خود شروع به تهیه گزارشی می نمایید.

الف:

    هنگامی که از شما خواسته می شود که یک گزارش تهیه کنید، می توانید این خواسته را به یک سؤال تبدیل نمایید. مثلاً اگر از شما خواسته شود که گزارشی از نحوه ی گردش مکاتبات در داخل سازمان برای رئیس سازمان تهیه کنید، این طور فرض کنید که او می خواهد بداند، چه نارسایی باعث به تعویق افتادن پاسخ نامه ها شده، و علت این نارسایی ها چیست؟

       هر چند مدیران کمتر توضیح دقیقی از خواسته خود را عنوان می کنند ( شاید علت این موضوع آن باشد که نسبت به موضوع کاملاً فکر نکرده اند و یا تصور می کنند خود شما مقصود آن ها را خوب می دانید. ولی شما باید برای شروع به نوشتن ،کلیه سؤالاتی را که نیاز دارید بدون واهمه بپرسید، و اگر احیاناً نمی توانید مستقیماً سؤالات خود را از وی بپرسید، در آن صورت مجبور هستید از طریق امکاناتی که دارید، به درک مسأله برسید. به عنوان مثال باید احتمال دهید که اخیراً درجریان مکاتبات سازمان، و پاسخ گویی به برنامه ها اتفاقی افتاده که چنین گزارشی را خواسته اند. در این حالت سئوالی که شما باید طی گزارش به آن پاسخ داده شود و به عبارت بهتر هدف اصلی گزار شخواه می باشد عبارتست از اینکه:

مشکل ناشی از چیست و چه اقدامی باید صورت گیرد که چنین مشکلاتی پیش نیاید

      وقتی فکر می کنید سؤال را به طریق صحیح تنظیم کرده اید، باید خود را به جای خواننده اصلی گزارش گذاشته، بپرسید آیا همه اطلاعات مورد نیاز را در پاسخ به » : این سؤال می یابم؟ و اگر به نتیجه مثبت رسیدید، شروع به تدوین گزارش نمایید، در غیر این صورت سؤال خود را باید اصلاح کنید. «

ب:

     وقتی بر اساس خواسته فردی دیگر می نویسید، آن شخص منظور شما را می داند، ولی وقتی که شما آغاز کننده ی مکاتبه هستید، خواننده از ابتدا هیچ گونه آگاهی از منظور شما ندارد، در این صورت خیلی مهم است که مسأله را به عنوان یک سؤال که از خواننده باید بپرسید، عبارت بندی کنید؛ یعنی، باید متوجه باشید چون شما مدتی راجع به مسأله فکر کرده و مطالب زیادی برای گفتن دارید، ممکن است بیش از حد مطلب را طولانی کنید، و یا به دلیل آگاهی های خود ،از بکار گیری ادله ی لازم و

مناسب خودداری نمایید.

      مثلاً اگر بخواهید گزارشی از کندی کار در گردش مکاتبات اداری، بدون هیچگونه خواسته قبلی به اطلاع رئیس سازمان برسانید؛ کار خود را با یک توضیح علمی در سازمان های موفق مشابه شروع کرده، سپس علل نارسایی و کندی کار را در سازمان متبوع توضیح دهید و نیز راه حل های رسیدن به هدف « گردش مکاتبات » را ارایه نمایید.