اصول گزارش نویسی
بدون شرحاصول گزارش نویسی
بدون شرحفصل هفتم
فصل هفتم
استفاده از عناوین در گزارش ها
روش دیگری که امروز معمول و مراجعه به قسمت های مختلف گزارش را برای خواننده بسیار آسان ساخته است، استفاده از عناوینی است که بخش های مختلف گزارش را از یکدیگر متمایز می سازد. این عناوین برای خواننده در حکم نقشه راه محسوب می شود و طبعاً زمانی می تواند سودمند باشد که نویسنده همه راهنمایی های مربوط به گزارش را رعایت کرده
باشد. در آن صورت است که استفاده از عناوین، راهگشای خواننده برای دریافت سریعتر و روشنتر مطالب و گرفتن پیغام خواهد بود.
هنوز بهترین راه برای استفاده از عناوین، معرفی نشده، و هر نویسنده ای بر اساس تجربه و نوع نوشته خویش و شناختی که از خواننده دارد، از عنوان خاصی استفاده می کند و گاهی در یک نوشته ممکن است از چند نوع عنوان استفاده کرد.
انعطاف پذیری و تصرف در نحوه انتخاب عنوان، بستگی به مهارت نویسنده و ذوق او در نوشتن مقالات یا تنظیم گزارش ها دارد.معمولاً مطالب اصلی هر نوشته، زیر یک عنوان اصلی قرار می گیرد و سایر مطالب را بر حسب اهمیت و ربط منطقی می توان در زیر عنوان های فرعی آورد.
ترجیح داشتن ساده نویسی بر پیچیده نویسی
با سوادترین خواننده نیز در برابر یک رشته کلمات طولانی و پیچیده در می ماند و یا در فهم مطلب دچار تردید می شود. هر عقل سلیمی ساده نویسی را می پسندد و پیچیده نویسی را ناپسند می داند.
گاهی مناسب ترین کلمه یا عبارات، مشکل ترین و پیچیده ترین کلمه یا عبارت است، در آن صورت ناگزیر باید آن را به کار برد، ولی باید کوشید معادلی ساده برای آن برگزید. چنانچه گفتیم گاهی در نوشتن، ثانیه ها اهمیت پیدا می کند، در این صورت نوشته هر چه کوتاهتر باشد- چنانچه رسا باشد- بهتر است.
می دانستند و معتقد بودند آدم فاضل و عالم باید طوری بنویسد که « وقار و متانت » و پیچیده نویسی را « سبکی » روزگاری نه چندان دور، ساده نویسی را نشانه همه کسی نفهمد و بکوشد الفاظ غیر مصطلح و دور از فهم عمومی بکار برد، وگرنه از عوام شناخته نمی شود.
دکتر خانلری استاد مسلم زبان و ادبیات فارسی معتقد است:
زادن کلمه هنگامی است که ذهن افراد یک جامعه لفظی را برای بیان مفهومی می پذیرد. نحو آن عبارت است از این که معانی وسیع و متعددی به لفظ، » ارتباط داده شود، ناتوانی و بیماری کلمه آن است که دیگر آن کلمه بر آن معنایی که مقصود نویسنده است دلالت نکند و از آن تردید زاید. مرگ کلمه نیز زمانی فرا می رسد که اهل زبان دریابند دیگر نمی توانند مقصود خود را با آن بیان و به این ترتیب آن واژه ارزش واقعی خود را از دست می دهد.
به همان اندازه که واژه مشکل و پیچیده فهم مطلب را دشوار می کند، عبارات و جمله های طولانی و پیچیده نیز چنین است. اگر ناگزیریم چنین عبارات و جمله هایی را به کار ببریم، لازم است با استفاده از نشانه ها، فهم مطالب را برای خواننده آسان سازیم. هر جمله کوتاهی الزاماً زیبا نیست و هر جمله بلندی طبعاً زشت نیست، آنچه زشت است پیچیدگی و ابهام در کلام است. هنر نویسنده تنها در انتخاب لغات نیست، بلکه هنر بزرگتر او نحوه بکار گرفتن لغات و ترکیب آن است. ترکیبی که خوشایند باشد و پیام را بهتر و سریعتر برساند.
به این سه جمله توجه کنید:
- پرونده محکومین را منحصراً جهت ملحوظ افتادن آن جناب ارسال و اعاده آن ملحوظ این اداره است.
- از استقصاء موارد مطروحه تحاشی نکنید.
- او از راه تهکم بر توصیف من پرداخت.
چه لزومی دارد که انسان، خود و خواننده را به سنگلاخ انداخته، جمله های پیچیده و نارسا ردیف کند.حال آن که خیلی راحت به جای آن سه جمله می توانیم بگوییم:
- پرونده محکومین مسلماً ( قطعاً ) برای ملاحظه جنابعالی ارسال می شود، خواهشمند است بعد از مطالعه آن را برگشت دهند.
- از پژوهش درباره موارد مطرح شده سرباز نزنید.
- او از راه ریشخند مرا ستود.
خلاصه این که ساده نویسی بیشتر متوجه معنی است تا لفظ، عبارت پیچیده و کلمات نامأنوس، نوشته را از سادگی و روشنی منحرف و فهم معنی را برای خواننده، دشوار می سازد.
پرهیز از به کار بردن لغات و ترکیبات دور از ذهن و نامأنوس
اگر خواننده، معنای واژه هایی را که به کار رفته، نفهمد، مقصود شما را نیز درک نخواهد کرد.
« بند ما قبل آخر مندرج در ظهر ورقه » یا « ملائت شخص مورد نظر مسلم نیست »
چرا نگوییم:
« یک بند مانده به آخر، پشت صفحه » یا « دارایی (ثروت) آن شخص مسلم نیست »
با آوردن چنین عبارات یا جمله هایی، نه تنها شأن انسان بالا نمی رود، بلکه از مرتبه او کاسته می شود.
حال بعضی از لغاتی را که در نوشته و محاوره به کار گرفته می شود و برای خوانندگان و شنوندگان نامأنوس و ناآشنا است، به همراه معادل مأنوس و آشنای آن،یادآوری می شود.
بعضی از لغات نامأنوس و معادل شناخته شده آنها
ناآشنا آشنا
الحاق پیوستن
الحاقیه ضمیمه
بالعیان آشکارا
اسقاط افتادگی
محرران نویسندگان
مصاف جنگ
اضطرار پریشانی ( پریشان حالی )
سحاب ابر
مساعی کوشش ها
حشمت بزرگی
بالمآل ( مآلاً ) در نتیجه
آخرالامر ( بالاخره ) سرانجام
الان اکنون
الاهم فی الاهم به ترتیب اهمیت
٥ الی ١٠ ٥ تا ١٠
الی آخر تا آخر
الی غیرالنهایه تا بی نهایت
بالاتفاق با هم
بالبداهه یکباره ( بی اندیشه قبلی )
بالجمله خلاصه
بالذات ذاتاً
بالضروره ناگزیر، به ضرورت
بالعکس برخلاف، برعکس
بالفعل عملاً، تا کنون
بالمناسبه به مناسبت
بالمناصفه نصف، نصف
بالنسبه نسبتاً، به نسبت
بِ ر أیْ العین به چشم خود
بسمه تعالی به نام خدای بزرگ
بعینه عیناً
بلااراده بدون اراده، ناخواسته
بلاتکلیف درمانده
بلافصل مستقیم
بین ما میان ما
تحت الشعاع زیر تأثیر
حتی الامکان تا آنجا که می توان
حتی المقدور به قدر توانایی
حسب الأمر طبق دستور ( فرمان )
حسب المعمول معمولاً
دامت برکات بر دوام باد خوشبختی او
ذی حساب حسابدار
دی حق صاحب حق
ذی روح جاندار
ذی قیمت گرانبها
سوای جز
علی البدل جانشین
متوالی پیاپی
علی الخصوص به ویژه، مخصوصاً
علی الدوام پیوسته
علی الظاهر گویا، ظاهراً
عجالتاً فعلاً، اکنون
علی القاعده اصولاً
علی ای حال به هر حال
علی حده جداگانه
عندالاقتضاء در وقت مقتضی
عندالمطالبه هنگام مطالبه
فوق العاده بسیار، بیش از حد عادت
فی الجمله باری
فی الفور فوراً، بی درنگ
فی المثل مثلاً
فی المجلس فوراً
فی الواقع در واقع
کأن لم یکن در شمار عدم است، گویی نبوده است
کِانهُ گویا، گویی
کمافی السابق چنانکه بود
کَما کانَ همچنان
لااقل دست کم، اقلاً
لابد ناچار
لاجرم ناگزیر
لاطائل بی فایده- بیهوده
لا علاج ناچار
لامحاله ناگزیر
لایتغیر تغییر ناپذیر
لایتنامی بی پایان
لایزال ابدی
لاینفک جدا نشدنی
لذا از این رو
لکن ( لیکن ) اما، ولی
لهذا از این رو، بدین سبب
مابقی باقیمانده
شرح ماجرا جریان کار
ماحصل چکیده، خلاصه
مادام تا وقتی که
مافوق مقام بالاتر
ماقبل پیشین
آوردن حقایق، بی آنکه مبالغه شود
منظور از تنظیم هر نوع گزارش، رساندن پیام و بیان کردن حقایق و واقعیات است. در این رهگذر هر نوع مبالغه یا بیش و کم، خواننده را از هدف نویسنده دور می کند و پایه های اعتماد میان نویسنده و خواننده را سست می سازد.
اگر در طبیعت یک گزارش، مطالبی است که خود این مطالب برانگیزاننده احساسات خواننده است و مبالغه ای در آن صورت نگرفته است، چنین گزارشی منطقی و اطمینان بخش است، ولی اگر طبیعت گزارش، برانگیزاننده احساسات نیست ولی با تلاش دروغین نویسنده این تحریف و کژی صورت گرفته و خواننده را تحت تأثیر قرار داده است، چنین گزارشی، اساساً گزارش نیست، چه در گزارش سخن از مسؤولیت است.
گزارشی که از آغاز تا پایان به روشنی و سادگی تنظیم شده باشد، عملاً بهترین تأثیر را در خواننده می گذارد. بدیهی است تلاش نویسنده گزارش در نحوه ترکیب کلمات، انتخاب واژه ها، رعایت تقدم و تأخر مطالب، توجه به امر نشانه گذاری وسایر راهنماهای نگارش، وظیفه ای اجتناب ناپذیر است، ولی برانگیختن احساساتاگر مغایر با واقعیت باشدتمام تلاش نویسنده را خنثی و اجرش را ضایع خواهد ساخت و اعتماد خواننده را که در نتیجه گذشت زمان حاصل آمده است ازمیان خواهد برد.
نوشتن به صورت صحبت کردن نیمه رسمی
در نگارش باید کوشید همان گونه که در یک جلسه نیمه رسمی سخن می گوییم، بنویسیم، منظور از این راهنمایی آن است که افکار خود را با دقت و صراحت و در نهایت روشنی و کوتاهی ( بدون تکلف و سقوط در سنگلاخ الفاظ پیچیده و عبارات چند پهلو ) بنگاریم. تنها کافی است هر یک از ارکان جمله؛ فعل، فاعل، مفعول را سر جای خود بنشانیم.
در بعضی از زبان ها، زبان گفتار با زبان نوشتار چندان فرقی ندارد. مردم همان گونه می نویسند که سخن می گویند. اما در برخی از زبان ها، زبان گفتار با زبان نوشتار فرق می کند. هرچه زبان ادبیات ملتی پر بارتر و قدیم تر باشد، فرق میان زبان گفتار با نوشتار آن زبان بیشتر است. زبان فارسی از جمله زبان هایی است که شکل گفتاری آن با شکل نوشتاریش تفاوت دارد. زبان گفتاری در هر شهر، بلکه در هر روستا فرق می کند، حال آنکه زبان نوشتاری در همه جا یکسان است. اگر در نگارش روی زبان گفتاری نیمه رسمی تکیه می شود. مقصود آوردن زبان گفتاری نیست، بلکه هدف رعایت سادگی زبان گفتاری در زبان نوشتاری است. بدیهی است می نویسیم" نظرم این است » : هرگز در نوشته خود نمی آوریم « نظرم اینه » :
در زیر نمونه هایی از جملات خیلی رسمی به نیمه رسمی تبدیل شده، به طوری که به شیوایی زبان هم لطمه ای وارد نشده است، ذکر می کنیم.
جملات خیلی رسمی جملات نیمه رسمی
اهتمام خواهد نمود. خواهد کوشید.
نظر عالی را به این نکته معطوف می دارم. نظر شما را به این نکته جلب می کنم.
چک ارسالی را با نهایت امتنان اشعار می دارد. چک شما رسید. متشکرم.
