اصول گزارش نویسی
بدون شرحاصول گزارش نویسی
بدون شرحفصل ششم
فصل ششم
آراستن گزارش
آراستن یک گزارش برای تأکید بیشتر روی نکات مورد نظر و بنا کردن امکانات بصری که بحث شما را پشتیبانی کند از تکنیک های مهم گزارش نویسی است.
طراحی مناسب برای گزارش از طریق استفاده به جا از موارد زیر فراهم می آید:
- استفاده از دایره ها یا مربع های توپر کوچک
- خط کشیدن زیر نوشته ها
- استفاده از حروف بزرگ و پر رنگ
- عنوان بندی
- امکانات بصری مؤثر
- تأکید بر بعضی نتیجه گیری ها از مطالب
- نمایش و سازماندهی پایه های پیچیده
ابزار نگارش مثل دایره ها یا مربع های توپر، خط کشیدن زیر نوشته ها، استفاده از حروف بزرگ و پر رنگ و عنوان بندی می تواند به تمرکز و توجه خواننده کمک کند. زیرا:
- نکات اصلی را تقویت می کنند.
- بر شکل گیری منطقی بحث تأکید می نماید.
- بخش های طولانی را تفکیک می کنند و نمایش یک صفحه را بهبود می بخشند.
تقویت نکات اصلی
در هر یادداشت کوتاه و در هر بخش از یک گزارش بلند، اکثر متن، عبارات پشتیبانی کننده بوده، تنها یک یا دو نکته اصلی است که نویسنده می خواهد خواننده آن را به خاطر داشته باشد. این ها نکاتی هستند که به موضوع شکل و ساختار می دهند، توسعه و تداوم بحث را نشان می دهند، یا بحث قبلی را خلاصه می کنند. رها کردن این نکات به صورت معمولی در بدنه متن، اهمیت آن ها را کم رنگ تر می کند.
دایره ها یا مربع های توپر، خط کشیدن زیر جملات، حروف بزرگ و پر رنگ، خواننده را به سمت نکات اصلی گزارش می کشاند. ابزاری که انتخاب می کنید به نکته ای که می خواهید بیان سازید بستگی دارد.
همچنین این علایم ممکن است در یک عبارت آغاز کننده برای مشخص کردن عناوین به کار رفته در گزارش مورد استفاده قرار گیرند.
به این مقدمه- که در یک گزارش آمده- توجه کنید:
اگر چه ما در پنج سال گذشته با سرمایه گذاری در استفاده از تکنولوژی جدید و بهبود کارآیی، گام های بزرگی برداشته ایم، ولی برای رسیدن به صرفه جویی کامل » باید:
- ورود، ذخیره و خروج داده ها را مکانیزه کنیم.
- «. فعالیتهای خود را بر اساس خطوط تولید از نو سازمان دهیم
این عبارت های مقدمه، بطور واضح و روشن به خواننده می گوید که دو اصل مهم در صرفه جویی چیست و گزارش چگونه تنظیم خواهد شد و نیز بحث مکانیزه کردن بر سازماندهی دوباره پیشی می گیرد.
خط کشیدن زیر عبارتها راه دیگری برای توجه خواننده است. این روش به خصوص وقتی مناسب است که« عبارت » طولانی باشد و این امکان وجود داشته باشد که نکته برجسته مورد نظر نویسنده در میان عبارت ها و جملات پاراگراف از نظر خواننده پنهان بماند.
وقتی که زیر یکسری از نظرات در یک بخش خط می کشید، باید همه نظرات و ایده هایی که زیر آن ها خط کشی شده دارای اهمیت مساوی بوده و در یک سطح از خلاصه نویسی قرار داشته باشند.
خط کشیدن زیر یک نکته اصلی و سپس خط کشیدن زیر نکات تأیید کننده، خواننده را گیج کرده و به جای تأکید، او را از بحث اصلی منحرف می سازد. در یک گزارش کوتاه جمله هایی که زیر آن ها خط کشیده شده می توانند جایگزین عناوین بخش ها شوند، و این وقتی است که بحث اصلی نتواند به یک عبارت کوتاه کاهش یابد.
استفاده از حروف بزرگ و پر رنگ به عنوان یک ابزار بصری نگارش، می تواند به طور مؤثر در یک سری و مجموعه ای از عوامل استفاده شود.
کمک به خواننده برای دنبال کردن بحث:
عنوان بندی مثل استفاده از دایره ها و یا مربع های توپر و حروف بزرگ و پر رنگ توجه خواننده را جلب کرده، متن را تقسیم می کند. علاوه بر این که عنوان بندی به عنوان علایم راهنما، این هوشیاری را به خواننده می دهد که یک موضوع جدید در حال آغاز است و به آن ها می گوید که چگونه موضوع، به بخش های دیگر گزارش مربوط می گردد.
عنوان بندی معقول و مناسب نوشته ها، به خواننده چارچوب بحث را نشان می دهد. چون اغلب مدیران فقط عناوین را می خوانند، یک نویسنده خردمند از آن ها برای ساخت نکات اصلی گزارش خود استفاده می کند.
اگر سازمان شما روشی خاص برای عنوان بندی مشخص نمی کند، می توانید روش مخصوص به خود را با توجه به قواعد ذیل شکل دهید:
• هر عنوان یا زیر عنوان باید به طور معنی دار مطالبی را که دنبال م یکند، توضیح دهد.
• هر عنوان باید به تنهایی و به خودی خود قابل درک باشد.
• در داخل هر بخش، عناوینی که دارای یک سطح از کلیت است، باید ساختار همسنگ داشته باشد.
• عناوین باید قالب سازگار را دنبال کنند.
عناوین ایجاد توقع می کند؛ عناوین با مشخص کردن ایده هایی خاص، خواننده را در انتظار می گذارد.اگر چه متن را تقسیم می کنند،ولی به خواننده، هیچ چیز در مورد بحث نمی گویند.
به طور مثال در گزارشی که درباره مواد سمی در کودهای شیمیایی تهیه شده است. عناوینی مثل « ملاحظات بلند مدت » و « ملاحظات کوتاه مدت » نسبت به عناوینی نظیر « ملاحظات » و « خلاصه » ، « تاریخچه » کم ارزشترند. « برنامه های بلند مدت، مسمومیت را حذف خواهد کرد » و « اقدامات اولیه می تواند مسمومیت را کاهش دهد »
عناوین باید به تنهایی معنی دار باشند. هر عنوانی باید بدون مراجعه به متن قابل درک باشد، تا خواننده ای که از گزارش سطحی می گذرد، بتواند از طریق عناوین، مطلب را دریابد. بنابراین هر عنوان باید شامل فعلی باشد که به وسیله بحث قابل استنتاج باشد. علاوه بر این، عناوین، نباید دارای واژه های تعریف شده در متنی که بعد از عنوان می آید باشد.
عناوین باید همسنگ باشند، به عبارت دیگر عناوین و زیر عنوان ها در هر عنوان، باید قالب و فرم همسنگی داشته باشند، به بیان ساده عناوین در بخش های نزدیک و وابسته، باید از لحاظ ساختاری مشابه باشند تا نشان دهند که آن بخش ها به یکدیگر مرتبط هستند.
عناوین بحث در مورد یک فرآیند باید شبیه عناوین ذیل باشند:
- عملیات جاری کارخانه را ارزیابی کنید.
- سیستم گردش کار در خط مونتاژ را باز نگری کنید.
- فعالیت های تبلیغاتی را از نو بسنجید.
همه عناوین بالا دارای فعل معلوم هستند.
گروه عناوین ذیل ناموزون اند:
- ارزیابی عملیات جاری کارخانه
- بازنگری سیستم گردش کار در خط مونتاژ
- سنجش مجدد فعالیتهای تبلیغاتی
علاوه بر این، استفاده از اسم در عنوان آخر به جای یک جمله، نشان دهنده ارتباط نداشتن بخش سوم با دو بخش قبلی است، خوانندگان غالباً به ساختارهای همسنگ به عنوان یکی از نشانه ها و کلیدهای ارتباط و همبستگی نگاه می کنند.
عناوین باید یک قالب سازگار را دنبال نمایند. محل قرارگیری روی صفحه و اندازه ماشین شده عناوین، اهمیت موضوع را برای خواننده مشخص می کند. عنوانی که جای مناسب خود را از دست داده، پیامی اشتباه برای خواننده در برخواهد داشت. ناسازگاری مشخص می نماید که نویسنده توجه کافی به جزئیات نمی کند.
برای اجتناب از هر سر در گمی، می توانید ورقه ای تهیه کرده، در آن شکل کلی و دلخواه تنظیم عناوین را، مشخص کنید. سپس ماشین نویس شما یک مرجع خواهد داشت و شما از پرداختن به توضیحات در نیمه راه گزارش اجتناب می کنید.
برای یک گزارش خیلی طولانی ممکن است اندازه عناوین را با یک دایره که در آن الف، ب، ج آمده است. مشخص کنید که نشان دهنده ارزش و اهمیت آن ها است. در آن صورت ماشین نویس به کلیدراهنما بر روی ورقه نگارش رجوع می کند.
جذاب کردن موضوع
صفحه های یک متن پیوسته، کسل کننده است. این متن ها افکار خواننده را سرگردان می کند. می توانید اگر ممکن باشد صفحه را با قرار دادن عناوین و یا با گذاشتن بعضی از اطلاعات به صورت جدول ها یا نمودارها، شکسته و آن ها را از پیوستگی خسته کننده برهانید. البته نباید اجازه دهید که زیبا کردن بی جهت، نحوه آرایش مطالب شما را به سمت تأکید بر نکات فرعی یا انحراف بحث سوق دهد.
از آنجا که ابزار و تکنیک های نگارش نقش مهمی در تمرکز داشتن خواننده و رساندن بهتر پیام شما دارد، مهم است که در استفاده از آن ها کمال دقت را داشته باشید. می توانید توفیق خود را در این زمینه، با سرعت و با ناقدانه نگاه کردن به گزارش یا مرور عناوین و نکات برجسته، ارزیابی کنید.
- آیا صفحه ها جذاب است؟
- آیا عناوین، موضوع را مطرح می کند؟
- آیا نکات اصلی که خواننده باید به خاطر بیاورد در بدنه متن برجسته شده اند؟
بعضی از گزارش ها یا یادداشت های خود را بازنگری کنید، و ببیند:
- آیا می توانید از دایره ها و یا مربع های توپر سیاه، خط کشی زیر بعضی عبارت ها یا حروف بزرگ و پر رنگ برای تأکید بهتر استفاده کنید؟
- آیا نحوه نمایش سازگار است؟
- آیا لازم است هیچ یک از عنوان ها تغییر کند؟
- چیزی را که هم اکنون در حال نوشتن هستید بخوانید، آیا می توانید آنرا با تأکید بر نکات اصلی بهبود ببخشید؟
- با افزودن چطور؟
ساختن نکات بصری- جدول ها و نمودارها
نکات بصری که در گزارش های مربوط به مدیریت عموماً نمودار نامیده می شود بخشی ضروری در هر گزارش بلند و بسیاری از گزارش های کوتاه است. طراحی این نکات بخشی از وظیفه شما به عنوان یک گزارش نویس است.
خیلی از نویسندگان در زمینه مسائل مدیریت، جدول ها یا نمودارها را که شامل دیاگرامها است به عنوان بخشی از فرآیند حل مسأله مطرح می سازند. نویسندگان دریافته اند که این جدول ها و نمودارها در کشف روابط مهم و یا معنی دار بودن روندهایی که در غیر این صورت نادیده گرفته می شدند، به آن ها کمک زیادی می کند.
گزارش نویسان با تجربه، قبل از نوشتن متن اولیه، نمودارهایی پیش نویس می کنند، حتی اگر از آن ها به عنوان ابزار حل مسأله استفاده نکنند.
ساختن نمودارها و جدول ها در این مرحله به شما اجازه می دهد که نتیجه گیری را کنترل کنید. وقتی که با نمودار کار می کنید ممکن است ارتباطی که قسمتی از بحث خود را روی آن بنا کرده اید، کم رنگ شده، یا حتی غیر معقول به نظر آید.
برای مؤثرترین استفاده از نمودارها باید:
- آن ها را با زیرکی و هوشیاری به کار بگیرید.
- فرم و شکل مناسب را انتخاب کنید.
- به خواننده بگویید چرا نمودار مهم است.
- سادگی آن را حفظ نمایید.
- اطمینان حاصل کنید که نمودار به تنهایی گویاست ولی آن را به متن پیوند بزنید.
- کنترل کنید نمودار، اشتباه راهنمایی نکند.
- محصول تکمیل شده را ارزیابی کنید.
جدول ها و نمودارها را با زیرکی و هوشیاری به کار بگیرید:
نویسندگان گزارش های مدیریتی ممکن است با استفاده بیش از حد از نمودارها ارزش آن ها را از بین ببرند. این کار ممکن است به دو دلیل صورت گیرد:
اولاً آن ها امیدوارند که متصل کردن و ضمیمه کردن اوراق متعدد از نمودارها و گراف ها جایگزین یک بحث تنظیم شده و متقاعد کننده گردد.
ثانیاً آن ها سرمایه گذاری سنگینی از زمان و انرژی برای ساختن نکات بصری به عنوان بخشی از فرآیند حل مسأله انجام داده اند و نسبت به دور انداختن هر یک از آن ها بی میل هستند.
اگر می بینید که تمایلات فوق در شما وجود دارد خود را تحت فشار قرار دهید تا جلوی زیان های بعدی را بگیرید.
نمودارها و جداول نمایشی، مانند ابزار نگارش که قبلاً بحث شده مهیج هستند، چون که به چشم می آیند. اضافه کردن نمودارهای غیر ضروری سبب بی ارزش شدن نمودارهایی می شوند که بر مهمترین نکات تأکید کرده اند.
یک بار دیگر به خواننده فکر کنید و تنها آن ابزار گرافیکی را استفاده کنید که:
١. اطلاعات پیچیده را به سادگی و روشنی نمایش می دهند.
٢. بر نکات مهم در بحث تأکید می کنند.
همیشه مطالب قابل ارایه را- اگر در وقت خواننده صرفه جویی کرده و نکات شما را مؤثرتر می کند- به صورت جدول یا گرافیک در نظر بگیرید. استفاده از نمودار نه تنها اطلاعات پیچیده را مختصر و مفید می کند، بلکه بر روابط و نسبت های مهم تأکید می نماید.
مجبور کردن خواننده برای مشخص کردن و معنی دار بودن جریانی از اطلاعات پر حجم ( و غیر قابل هضم ) وی را وادار می کند که کار شما را برای شما باقی بگذارد و ممکن نیست آن ها به نتیجه ای که شما انتظار دارید برسند.
« به این جملات از گزارش یک نویسنده توجه نمایید »
در آمدها طی ٥ سال گذشته ا ز ٥٠ میلیون تومان در سال ١٣٧٠ به ٦٠ میلیون تومان، در سال ١٣٧١ و به ٧٢ میلیون تومان، در سال ١٣٧٢ و به ٨١ میلیون تومان، در سال «. ١٣٧٣ و به ١٠٠ میلیون تومان، در سال ١٣٧٤ رشد کرده است .
نویسنده می توانست نکته را بدین ترتیب بیان نماید تا مؤثرتر باشد: در آمدها که طی ٥ سال گذشته دو برابر شده اند، سال ١٣٧٣ از رشد قابل توجه ای برخوردار بوده است. نمودار زیر را که نشان دهنده نحوه رشد ٥ سال گذشته است » ببینید:
درآمدها در طی ٥ سال دو برابر شده است.
1373 200 میلیون 1372 150 میلیون 1371 100 میلیون
با توجه به نمودار، خواننده حالا هیچ شکی درباره نکته اصلی مورد نظر نویسنده ندارد. ( ٥٠ میلیون تومان در ٥ سال گذشته رشد داشته و اوج آن در سال ٧٤ بوده است.) از آنجا که خوانندگان، تصاویر را بهتر از لغات به خاطر می آورند، ترسیم و نمایش ارتباطات به صورت گرافیکی به آن ها کمک می کند تا اطلاعات را مدت بیشتری در ذهن داشته باشند.
خواننده صعود و شیب منفی یک خط منحنی را که نشانگر افزایش و کاهش سودآوری محصول است بهتر از این که منحنی به چه اعداد و ارقامی استوار شده است، به یاد می آورد. بنابراین نمودارها وقتی به دقت بکار برده شوند، به خواننده کمک می کنند که بحث را به خاطر بیاورد.
نکته مهم:
تصمیم در مورد این که از یک جدول و یا نمودار مشخص استفاده کنید، بستگی به مطالبی دارد که می خواهید نمایش دهید.
جدول ها مقدار زیادی از داده های کمی را در یک فضای کوچک یکپارچه می کنند، بدون اینکه هیچ عددی را از دست بدهند.
اگر چه یک جدول دلالت ضمنی بر روابط و نسبت ها، مخصوصاً در زمینه رشد یا کاهش دارد، ولی آن ها را به وضوح نشان نمی دهد و بنابراین جدول ها ساده تر از نمودارها اشتباه تفسیر می شوند. توصیه می شود اگر گزارش شما در باره مسائل تحلیلی و آموزشی است از جدول و اگر گزارش در زمینه اطلاع رسانی و تصمیم گیری مدیریتی است ازنمودار استفاده نمایید.
نمودار باید گویا و کامل تهیه شود
خواننده باید قادر باشد که با یک نگاه به نمودار ، محتوا و معنی آن را بدون خواندن متن درک کند . خیلی از مسؤولان، گزارش را با نگاه کردن به عکس های آن ورق می زنند، یک نمودار خوب باید توجه خواننده را جلب کرده، پیام را انتقال دهد. اگر عنوان آن معنی آن را مشخص نماید، و اگر اجزای آن بطور روشن عنوان گذاری شوند، نمودار خود توضیح دهنده خود است.
وقتی که می توانید جدول ها یا نمودارها را در متن یک گزارش بلند ادغام کنید، آن ها را تا حد ممکن نزدیک به محلی که به آن ها اشاره شده است قرار دهید. نمودارهای موجود در بخش ضمیمه ممکن است هیچ وقت دیده نشوند. هر چند، مستقل از این که نمودارها را کجا قرار می دهید، باید در خود گزارش با یادداشت، آدرس هر نمودار یا جدول را بیان کنید، به ترتیبی که خواننده را منحرف نکرده، نکته خود را بیان دارد.
خواننده را مجبور نسازید که خواندن را متوقف کرده و به نمودار نگاه کند. مثلاً خیلی بهتر است گفته شود«. نمودار شماره ٢ را برای ارقام بودجه ببینید» تا ا ین که بگوییم«. همان طور که در نمودار شماره ٢ مشخص شده، بالغ بر ٤٥ درصد بودجه ما برای سال مالی ١٣٧٥ صرف حقوق و مزایا شده است »
اگر نیاز به نمودار برای بسط کردن نکته در متن ندارید، باید نمودار را حذف کنید.
نمودارها و جداول خود را ارزیابی کنید:
هنگامی که حداقل یک روز از تهیه نمودارهای شما گذشته است، به آن ها بدون تعصب و پیش داوری نگاه کنید، اولین چیزی که باید ارزیابی نمایید، این است که در نشان دادن حقایق افراط کرده اید یا خیر؟
یک تصویر ممکن است کار هزار کلمه را انجام دهد، ولی هزار تصویر می تواند یک مته خرد کننده باشد.
اگر بیننده نمودار، معنای آن را درک نمی کند، لازم است کمی نگران شوید. برای بازنگری نمودارها استفاده از این فهرست کنترل کمک خواهد کرد.
١. آیا نمودار، بحث شما را برای خواننده روشن بیان می سازد؟
٢. آیا نمودار یک نکته و فقط یک نکته را بیان می کند؟
٣. آیا عنوان نمودار معنی دار بودن آن را برای خواننده مشخص می سازد؟
٤. آیا نمودار با دقت روابط را نشان می دهد؟
