X
تبلیغات
رایتل
اصول گزارش نویسی
  
 بدون شرح
 
آرشیو
موضوع بندی
 
چهارشنبه 11 بهمن‌ماه سال 1385
فصل نهم

 

فصل نهم

 

 

 

اقسام گزارش

 

 

                     به طور کلی گزارش ها از نظر ارایه به دو نوع متفاوت تقسیم می شود:

الف- گزارش کتبی

      چنانچه ارایه اطلاعات، بررسی ها و پژوهش ها به صورت کتبی باشد، آن را گزارش کتبی می نامند.

ب- گزارش شفاهی

       هرگاه اطلاعات، بررسی ها و پژوهش ها به صورت سخنرانی و مشاوره ( بحث و گفتگو ) ارایه شود، آن گزارش را شفاهی گویند. گاهی فوریت مطالب و عدم نیاز به نگهداری آن در پرونده جهت مراجعه های بعدی، ایجاب می کند که گزارش ها به صورت شفاهی عنوان شود.

مزایا و مشکلات گزارش های کتبی و شفاهی

         هر یک از این دو نوع گزارش دارای مزایا و مشکلاتی است که آگاهی از جزئیات این مزایا و مشکلات، فرد را قادر خواهد ساخت که با توجه به سایر جوانب، به روشنی تصمیم بگیرید و یکی از دو نوع گزارش را برای انجام مقاصد و تحقق اهداف خویش برگزیند. در سازمان های اداری غالباً که کارکنان، گزارش های خود را شفاهاً به سرپرستان مستقیم خود ارایه می دهند و حتی در مواردی که گزارش های کتبی نیز به وسیله آن ها تهیه و ارایه گردیده است، در عین حال همان گزارش ها را از نوبه صورت شفاهی بیان می کنند.

        بدیهی است هرگاه فاصله میان کارکنان و رؤسای آن ها زیاد نباشد و گزارش ها نیز از مرز کارهای عادی و روزمره نگذرد، می توان در مواردی آن هارا شفاهاً ارایه کرد، ولی غالباً گزارش های اداری به صورت کتبی تنظیم و ارسال می گردد.

یادآوری:

         در ارسال گزارش ها سلسله مراتب اداری را باید رعایت کرد و به همین دلیل معمولاً دریافت کننده هر گزارش، رؤسای مستقیم هستند. گاهی گزارش هایی که از طریق سلسله مراتب اداری ارسال می داریم، به منظور ایجاد هماهنگی بیشتر برای مقامات هم سطح و نیز برای ابلاغ، جهت مقامات پایین تر نیز می فرستیم. گاهی هم بعضی از گزارش ها ایجاب می کند که برای آگاهی عموم خلاصه و به صورت بخشنامه صادر گردد.

مزایای گزارش های شفاهی

- کم و زیاد کردن و متناسب ساختن مطالب برحسب شرایط زمانی و مکانی و نوع شنوندگان.

- امکان طرح فوری گزارش و بیان آن، از نظر صرفه جویی در وقت.

- امکان استفاده از نظرات شنوندگان از راه پرسش و پاسخ جهت حل و فصل مشکلات موجود.

- استفاده از وسایل سمعی و بصری از قبیل: فیلم، اسلاید، تابلوایزل ( تابلو با چهار پایه به نحوی که متحرک باشد)، اورهد یا اوپک و غیره.

- آگاهی فوری گزارشگر از نتایج گزارش خود در بسیاری از موارد.

- مقرون به صرفه بودن آن در اکثر اوقات.

- تأثیری که م یتواند از راه بکار بردن اشارات دست، خطوط چهره و پیشانی، حالات روحی، زیر و بم ساختن آهنگ کلمات، حرکات چشم، سکوت در موقعیت های گوناگون و استفاده از تعابیر، اصطلاحات، لطیفه ها و غیره بر شنوندگان بگذارد.

- امکان حذف بخشی از گزارش ها بر حسب، موقعیت و تکمیل آنها بر حسب ضرورت.

مشکلات گزارش های شفاهی

- نامناسب بودن محل گزارش  نداشتن نور و شرایط لازم و کافی.

- نبودن وسایل مورد نیاز.

- نبودن فرصت کافی برای دعوت از افراد ذیربط.

- استنباط های گوناگون افراد از مطالب طرح شده.

- فراهم نبودن امکانات جهت ضبط و ثبت بیانات افراد در پاره ای از موارد.

- محدودیت وقت برای بیان مطالب که ممکن است نیاز به وقت بیشتری داشته باشد.

- محدود بودن امکانات پخش مطالب برای آگاهی عموم در صورت لزوم.

- ضعف بیان و عدم احاطه گزارشگر بر موضوع سخن و هم چنین عدم توجه به وضع ظاهر که خود از تأثیر کلام خواهد کاست.

- عدم امکان تطبیق مطالب طرح شده با منابع، مآخذ یا مراجع و هم چنین استانداردها و موازین در صورت لزوم.

- قابل استناد نبودن ( مگر اینکه ضبط شده باشد).

مزایای گزارش های کتبی:

- امکان استفاده از وقت و زمان به اندازه کافی.

- امکان استفاده عمومی از گزارش ها از طریق تکثیر و انتشار آن ها.

- امکان ضبط و بایگانی برای سال ها و بلکه قرن ها.

- مستند ساختن آن با اسناد، مدارک، آمار، تابلو رنگی، تصاویر و سایر امکانات.

- گویا ساختن آن از راه استفاده از حروف نازک، سیاه، خطوط رنگی و سایر تزئینات چاپی.

- امکان فصل بندی و طبقه بندی ( می توان تهیه و تنظیم بخش ها یا فصولی از گزارش را بر عهده افراد کاردان گذاشت.)

- فراهم آمدن اعتماد و اطمینان بیشتر.

- استفاده از آن برای تبلیغ در موارد لازم.

مشکلا ت گزار ش ها ی کتبی:

- احتیاج به صرف وقت زیاد در بسیاری از موارد

- صرف هزینه زیاد برای تهیه کاغذ، وقت ماشین نویس و تأمین نیروی انسانی متخصص برای انجام این کار.( به همین دلیل بعضی از مؤسسات بزرگ کار تهیه و تنظیم گزارش ها را بر عهده مؤسسات دیگر می گذارند، که آن هم معمولاً بدون اشکال نخواهد بود).

- دشواری استفاده از تمام اصول گزارش نویسی و مبادله اطلاعات.

- عدم استقبال عمومی افراد از تهیه گزارش به دلیل سختی کار و ترس از توانایی های خود.

- عدم امکان دریافت فوری نتایج گزارش های کتبی در بیشتر موارد.

 

 


برای عضویت در خبرنامه این وبلاگ نام کاربری خود در سیستم بلاگ اسکای را وارد کنید
نام کاربری
 
تعداد بازدیدکنندگان : 60431


Powered by BlogSky.com

عناوین آخرین یادداشت ها